35 · Digital Guide · Real Estate 2025 Portfoliomanagement/Wertermittlung Künstliche Intelligenz „Der Verwalter muss kein Programmierer werden, aber er muss wissen, wie es funktioniert, KITools in die bestehende Verwaltersoftware zu integrieren“, ist eine gängige Aussage von Miet- und WEG-Verwaltern in Deutschland. Bei richtiger Anwendung ist ein Effizienzgewinn zwischen fünf und 20 Prozent im Tagesgeschäft drin. In Umfragen erklären die meisten Verwaltungsbetriebe, dass sie für stets wiederkehrende Aufgaben, insbesondere in der Kommunikation, KI nutzen. Doch ansonsten steckt der Einsatz von KI in der Verwalterbranche zumeist noch deutlich in den Anfängen. Seit der Einführung von ChatGPT im November 2022 hat sich generative KI zunehmend im Berufsleben etabliert. Laut einer Umfrage von PwC nutzen bereits rund 40 Prozent der Berufstätigen Programme wie ChatGPT, DeepL, Casavi oder Microsoft Copilot im Arbeitsalltag. Auch bei den Verwaltungsunternehmen sind diese Tools geläufig. Insgesamt ist die Branche aber zwiegespalten: Einige wenige sind besonders KI-affin, die Mehrheit aber eher zögerlich. ten von Texten; mit einem Klick fasst die KI die E-Mail inhaltlich zusammen und arbeitet an der Lösung. „Zeit und Nerven sparend ist KI richtig angewandt schon heute eine tolle Sache“, weiß Ingo Wagner, Inhaber von derdigitaleverwalter.de aus Kleinmachnow bei Berlin. Wagner hatte bereits vor seiner Selbstständigkeit reichlich Erfahrung mit der Verantwortung für große Verwaltungsbestände von 10.000 Einheiten und mehr. Einfach mal die Teilungserklärung durch die KI schicken und analysieren lassen, wo denn genau „der Hase im Pfeffer“ liege, sei eine seiner leichtesten Übungen. Auch übermäßig lange Beschwerde-Mails könnten mittels KI auf den wahren Kern reduziert und damit wesentlich entspannter für alle Seiten erledigt werden. KEINE LÄSTIGEN ANRUFE MEHR Heute berät Wagner unter anderem andere Verwaltungsbetriebe auf dem Weg zur Digitalisierung. Der Weg der Verschlankung von Aufgaben mit Unterstützung von „Künstlicher Intelligenz“ sei nicht nur unumkehrbar, sondern im Prinzip auch ein Segen, sagt Wagner. Die Umstellung auf digitalen Betrieb sei aber nach seiner Aussage immer dann nicht „ganz ohne“, wenn eine zuvor völlig unerfahrene Hausverwaltung auf das Thema Digitalisierung treffe. Er selbst brauche etwa sechs Monate Vorarbeit für „digitale Frischlinge“, um zunächst einmal „das Tal der Tränen“ zu durchqueren. Im konkreten Fall war die Umstellung von Papier und fünf Checklisten, die pro Kunde jeweils einzeln den Schreibtisch des Chefs passieGeorg Wachter von Software24 hat in seiner Umfrage unter etwa 350 Hausverwaltungen mit Beständen von 20 bis über 10.000 Wohneinheiten im Juni 2024 festgestellt, „dass selbst die am häufigsten genannten Anwendungsbereiche lediglich von rund zwölf Prozent der Befragten genutzt werden, gefolgt von Support und Kommunikation mit Mietern und Eigentümern (elf Prozent)“. KI SPART ZEIT UND NERVEN An der Spitze der KI-Nutzungen steht laut Wachter das Lesen und Schreiben von Vertragstexten und rechtlichen Dokumenten, und zwar mit zwölf Prozent. Chatbots und KI-gestützte E-Mail-Vorschläge könnten laut Wachter die Effizienz und Reaktionsfähigkeit im täglichen Verwalten deutlich verbessern. Ein klassisches Beispiel: Ein grundsätzlich simples Anliegen wird in einer E-Mail geschildert, vom Mieter darüber hinaus mit allerhand Begleittext verpackt. Eines der einfachsten Einsatzgebiete aktueller KI-Lösungen ist das Erfassen und VerarbeiKI SCHAFFT VERWALTERN NEUE FREIRÄUME Der Beruf des Verwalters ändert sich geradezu rasant, die Aufgaben werden vielfältiger, anspruchsvoller, und die Erwartungen der Eigentümer in Bezug auf Qualität und Schnelligkeit wachsen parallel. Der KI-EINSATZ ist dabei ein Instrument im Reigen der Anwendungen im Prozessmanagement, das Abhilfe schaffen kann. TEXT Hans-Jörg Werth
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