personalmagazin HR-Software 2025 32 HR-Software einholen, Stolpersteine identifizieren. Nur wenn der Pilot echten Mehrwert bringt, wird die Lösung im Unternehmen weiter ausgerollt. So werden hohe Investitionen in später ungenutzte Systeme vermieden. 5. Erfolg messbar machen – durch falsifizierbare Kriterien Viele Projekte scheitern daran, dass niemand den Mut hat zuzugeben, dass etwas nicht funktioniert hat. Deshalb ist es wichtig, vorher festzulegen, woran man erkennt, ob ein Vorhaben gescheitert ist und sich zu fragen: Wie müsste das Ergebnis aussehen, damit wir klar sagen können: Nein, das war es nicht? Diese Herangehensweise fördert Transparenz, verhindert Selbsttäuschung und schützt davor, schlechte Entscheidungen im Nachhinein zu rechtfertigen. 6. Stakeholder gezielt einbinden Die Einführung von HR-Software betrifft sensible Themen wie Arbeitszeiten, Datenschutz und Zugriffsrechte. Deshalb müssen alle relevanten Akteure – HR, IT, Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat und Endnutzer – von Anfang an gemeinsam in den Prozess eingebunden sein. Die Empfehlung lautet: Einen strukturierten, moderierten Entscheidungsprozess etablieren, in dem alle Perspektiven gehört und gemeinsam abgewogen werden. 7. Die Einführung als Lernprozess begreifen, nicht als Endpunkt Mit dem Go-live ist die Einführung nicht abgeschlossen, jetzt beginnt sie erst richtig. Es braucht kontinuierliches Feedback aus der Praxis: Wird das System tatsächlich genutzt? Welche Funktionen werden ignoriert – und warum? Entstehen neue manuelle Umgehungen? Diese Rückmeldungen sind wertvoll. Sie ermöglichen es, das System weiterzuentwickeln – schrittweise, transparent und mit Blick auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer. Wirksamkeit entsteht durch Hypothesen, nicht durch Toolvergleiche Die Auswahl und Einführung von HR-Software sollte sich nicht an der Vollständigkeit technischer Funktionen orientieren, sondern am nachweisbaren Nutzen im jeweiligen Unternehmenskontext. Weder die neueste Benutzeroberfläche noch der Einsatz Künstlicher Intelligenz garantieren Wirksamkeit. Entscheidend für den Erfolg eines Softwareprojekts ist, ob ein konkretes Problem gelöst wird. Dafür braucht es Mut zur Hypothese, Bereitschaft zur Fehleranalyse und eine prozessorientierte Herangehensweise. Wer diese Prinzipien verfolgt, verwandelt digitale Systeme in strategische Werkzeuge für ein zukunftsfähiges Personalmanagement – und nicht in technologische Experimente mit begrenzter Wirkung. Im Folgenden sind sieben bewährte Schritte beschrieben, die den Unterschied machen und helfen, typische Fallstricke bei der Systemeinführung zu vermeiden: 1. Vom Wunsch zur klaren Problemhypothese Anstatt vorschnell zu sagen: „Wir brauchen ein neues Bewerbermanagement“, lohnt es sich, einen Schritt zurückzugehen und gezielt zu fragen: Welches konkrete Problem wollen wir lösen? Und: Woran würden wir erkennen, dass uns das gelungen ist? Ein Beispiel für eine solche zielführende Hypothese lautet: „Wir vermuten, dass durch eine automatisierte Einsatzplanung der Abstimmungsaufwand im Schichtsystem um mindestens 30 Prozent sinkt.“ Solche Hypothesen schaffen eine klare Grundlage für die Auswahl geeigneter Tools, für realistische Testszenarien und für eine spätere Erfolgsmessung. 2. Nutzerperspektiven ernst nehmen Ein HR-System betrifft viele Beteiligte: HR-Abteilungen, Mitarbeitende, Führungskräfte, Lohnbuchhaltung. Werden ihre Perspektiven im Auswahlprozess nicht einbezogen, entsteht leicht eine Lösung, die zwar technisch gut aussieht, in der Praxis aber umgangen wird. Deshalb sollten reale Nutzerinnen und Nutzer frühzeitig eingebunden werden. Das bedeutet: Arbeitsabläufe beobachten, Interviews führen, echtes Feedback einholen – noch bevor eine Entscheidung getroffen wird. 3. KI-Funktionen kritisch prüfen Viele moderne HR-Systeme werben mit KI, etwa für automatisiertes Bewerber-Matching. Doch bevor solche Funktionen übernommen werden, sollten wichtige Fragen geklärt sein: Verstehen die Nutzerinnen und Nutzer, wie die KI Entscheidungen trifft? Sind die zugrunde liegenden Daten aussagekräftig und korrekt? Welche rechtlichen Aspekte – wie Datenschutz oder Diskriminierung – müssen beachtet werden? KI darf nicht einfach als „intelligente“ Funktion akzeptiert werden. Auch sie basiert auf Annahmen, die überprüft, getestet und nachvollziehbar gemacht werden müssen. 4. Mit kleinen Piloten starten Bevor eine neue Software im ganzen Unternehmen eingeführt wird, sollte sie in einem begrenzten Umfang getestet werden – zum Beispiel in einer Abteilung oder an einem Standort. Das Ziel hierbei lautet: Die Hypothese überprüfen, Nutzerfeedback RENÉ SCHRÖDER ist Gründer und Geschäftsführer der Regsus Consulting GmbH und Experte für Produkt- und Softwareentwicklungsprozesse und digitale Transformation.
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