31 Softwareeinführung Die Digitalisierung des Personalbereichs bietet große Chancen, in der Praxis bleiben diese aber oft ungenutzt. Zwar wird in vielen Unternehmen neue HR-Software technisch eingeführt – doch der gewünschte Effekt bleibt aus. Wie eine Softwareeinführung wirklich gelingt und worauf Unternehmen achten sollten. Von der Bewerbersuche über das Onboarding bis zur Nachfolgeplanung lassen sich viele Prozesse effizienter und transparenter gestalten. Moderne HR-Software kann nicht nur den administrativen Aufwand reduzieren, sondern auch die Qualität von Entscheidungen verbessern und die Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig verändern. Doch das Problem in vielen Unternehmen ist: Die Arbeitsweise verändert sich mit dem Softwareprojekt kaum, die Akzeptanz im Unternehmen ist gering und der erhoffte Kulturwandel bleibt aus. In den seltensten Fällen liegt das an der Technik selbst. Viel häufiger sind es strategische Denkfehler, unrealistische Erwartungen oder fehlende Einbindung der Nutzer, die den Erfolg verhindern. Strategische Denkfehler statt technischer Hürden Die Einführung digitaler HR-Systeme wird oft wie ein klassisches IT-Projekt behandelt – mit klaren Zeitplänen, Zuständigkeiten und einem starken Fokus auf technische Funktionen. Aber diese Herangehensweise greift zu kurz. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht in der Technik, sondern im Wandel von Arbeitsweisen und Unternehmenskultur. Digitale HR-Systeme einzuführen bedeutet, sich auf einen unternehmensweiten Lernprozess einzulassen. Es geht nicht nur darum, ein Tool zu installieren, sondern auch bestehende Denk- und Verhaltensmuster zu hinterfragen und weiterzuentwickeln. Das braucht Zeit, Offenheit – und die Bereitschaft, kontinuierlich zu lernen. Ein häufiger Denkfehler besteht darin, einzelnen Funktionen – etwa bestimmten KI-Features – eine übermäßige Bedeutung beizumessen. Entscheidungen basieren zu oft auf Software-Demos, ohne die tatsächliche Passung zu den eigenen Herausforderungen zu prüfen. Besonders KI gilt häufig als Innovationsbeleg, obwohl Nutzen und Anwendung oft unklar bleiben. Immer wieder scheitert die Einführung digitaler HR-Systeme an ähnlichen Fehlern. Häufig werden in den Unternehmen komplexe Lösungen angeschafft, die jedoch in der Praxis kaum genutzt werden, weil sie nicht zu den tatsächlichen Bedürfnissen passen. Wenn klare Ziele fehlen, wird es zudem schwierig, den Erfolg der Einführung zu messen oder gezielt nachzusteuern. Ein weiteres Problem in vielen Unternehmen ist, dass Entscheidungen oft auf Annahmen statt auf echtem Nutzerfeedback beruhen. Zum Beispiel können sich die Ansichten dazu, welche Prozesse als besonders belastend empfunden werden, stark von der Realität unterscheiden. Solche Einschätzungen stammen meist aus der Führungsebene, ohne dass das tatsächliche Feedback der späteren Nutzerinnen und Nutzer einbezogen wird. Zudem arbeiten zentrale Akteure wie HR, IT, Datenschutz oder der Betriebsrat häufig nebeneinander statt gemeinsam. So entsteht kein ganzheitlicher Blick. Auch Change-Management wird oft vernachlässigt – dabei sollte es von Beginn an Teil des Prozesses sein. Nicht zuletzt schenken Unternehmen KI-Funktionen oft zu viel Vertrauen. Bewerber-Matching oder automatische Vorauswahl wirken modern und objektiv. Aber wenn für die Nutzerinnen und Nutzer nicht klar ist, wie diese Entscheidungen getroffen werden, sorgt das vor allem für Unsicherheit. Fehlende Transparenz führt zu Misstrauen – und damit zu geringer Nutzung. In sieben Schritten zur erfolgreichen Softwareeinführung Die Einführung digitaler HR-Systeme gelingt nicht durch starre Projektpläne oder Funktionskataloge, sondern vor allem durch einen schrittweisen, lernorientierten Prozess und durch die Einbeziehung aller Beteiligten von Anfang an.
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