Workforce Management mit App ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten selbst zu erfassen, und Führungskräfte können diese unkompliziert freigeben. Gesetzliche Vorgaben und Tarifverträge lassen sich über Schnittstellen zu HCM-Tools automatisiert abbilden“, so Marcus Winkler. Entscheidend für die Akzeptanz sei jedoch die intuitive Bedienbarkeit – ob per Desktop, Tablet oder Smartphone. Hilfe bei Personalknappheit Die größte Herausforderung im gesamten Themenkomplex ist und bleibt aus Sicht von Marco Pirker jedoch die Personalknappheit. Und da sei eine softwaregestützte Planung der manuellen weitaus voraus. „Workforce-Management-Software hilft dabei, die Personalstunden effizient einzusetzen und eine Überbesetzung zu vermeiden. Darüber hinaus unterstützt sie mit einer Urlaubsplanung, die den Personalbedarf im Jahresverlauf tagesgenau berücksichtigt.“ Gerade die Personalbedarfsplanung ist für viele Unternehmen ein heikles Thema: Wann werden wie viele Personen benötigt, um eine Unterdeckung oder Überdeckung zu vermeiden? Das ist je nach Branche und Tätigkeit abhängig von vielen verschiedenen Faktoren wie Jahreszeit, Wetter, Wochentag, Schulferien, Feiertagen oder sogar von Medienereignissen wie Fußballspielen. Eine Künstliche Intelligenz kann Vergangenheitsdaten auswerten und sehr viele für die Zukunft relevante Daten mit einbeziehen. „Das hilft dabei, den Personalbedarf tagesgenau zu prognostizieren“, sagt Marco Pirker und nennt einen weiteren Vorteil von Künstlicher Intelligenz im Workforce Management: gen oder internationalen Teams wird es wichtiger, eigene Verfügbarkeiten zu melden oder Aufgaben mobil zu übernehmen“, beobachtet Diana Herzog. Auch digitale Feedbackkanäle der Mitarbeitenden zu den Planern seien wichtig für die Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft. Kommunikation in der eigenen Sprache Das alles spricht dafür, den Mitarbeitenden per App Zugriff auf ihre Schichtpläne und Zeitsalden zu geben. Zum einen haben viele Beschäftigte, die im Schicht- oder Außendienst arbeiten, keinen PC-Zugang im Unternehmen, aber sie besitzen ein Smartphone. Zum anderen kann eine App noch weitere Herausforderungen innerhalb der Unternehmen lösen. Frédéric Stickel nennt an erster Stelle Kommunikationslücken in mobilen Teams: „Sprachbarrieren, Medienbrüche und fehlende Rückmeldungen behindern die Zusammenarbeit und die Qualität der Ergebnisse“, weiß er aus den Unternehmen. Dazu kommt, dass in vielen Produktionsstätten oder Lagern, auf Baustellen oder in Lieferfahrzeugen nicht immer Deutsch gesprochen wird. Um Missverständnisse zu vermeiden und allen Beteiligten eine Kommunikation in ihrer eigenen Sprache zu ermöglichen, sind viele Apps mehrsprachig konzipiert, oftmals sind sie in über 30 Sprachen nutzbar. Eine weitere Herausforderung in den Unternehmen ist die Schulung der Mitarbeitenden, die auf dem Shopfloor oder in der Produktionshalle arbeiten. Auch hier bieten moderne Apps Möglichkeiten, zum Beispiel mit der Bereitstellung von individuell und flexibel nutzbaren Weiterbildungs-Nuggets. Ebenso ist es via App möglich, Arbeitsfortschritte und Projektzeiten zu dokumentieren und somit eine weitere Problematik zu optimieren – die Nachverfolgung und Qualitätssicherung von Arbeiten: Wer hat was wann gemacht? Natürlich kann auch das Thema Zeiterfassung über die App abgedeckt werden, mit zahlreichen Zusatzfunktionen im Vergleich zum einfachen Zeiterfassungsterminal. „Eine WFM-Software „Unsere KI unterstützt Führungskräfte dabei, realistische und leistungssteigernde Produktivitätsziele zu definieren.“ KI im Workforce Management Auch Marcus Winkler sieht die Potenziale von KI. Vieles sei schon in der Praxis einsetzbar. „Es gibt bereits die Möglichkeit, das Workforce Management durch prädiktive und operative Algorithmen im Prognose- und Planungsprozess zu nutzen – aber auch, um KI-Agenten einzusetzen“, sagt sie. Bei der Personalbedarfsplanung würden durch das Einbeziehen interner und externer Daten präzise standort- und abteilungsbasierte Prognosen ermöglicht, die anschließend als Basis für eine intelligente Dienstplanung dienen. Die Dienstplanoptimierung erfolge mit ihrem System üblicherweise in zwei Schritten: „Zunächst befüllt die Funktion „automatisierte Schichtplanung“ den Dienstplan mit Schichten, auf Basis der im System vorhandenen Daten. Anschließend sorgt die „automatisierte Schichtzuweisung“ dafür, dass diese Schichten mit den passenden Mitarbeitenden belegt werden“, berichtet sie. „Schichten und Pausen werden dabei mit der Bedarfskurve abgeglichen – so wird die Personaleinsatzplanung auf Knopfdruck erstellt und optimiert.“ Zusätzlich könne ein KI-gestützter Chatbot zum Einsatz kommen, der beim Support hilft und Antworten liefert. Frédéric Stickel sieht die größten Potenziale von KI beim Forecasting und der Einsatzplanung, um genau ermitteln zu können: Welche Ressourcen werden wo und wann benötigt? Aber auch bei automatisierten Qualitätskontrollen, zum Beispiel bei Bilddokumentationen oder Checklisten hält er den Einsatz für sinnvoll. Und er führt KI-gestützte Übersetzungen für die reibungslose Kommunikation über Sprachgrenzen hinweg auf – hier bringe Künstliche Intelligenz einen echten Nutzen. Seine Software ermögliche beispielsweise die automatische Übersetzung von Arbeitsanweisungen sowie eine smarte und automatisierte Auftragsverteilung. Auch ein integrierter Chatbot, der den Beschäftigten bei Fragen direkt weiterhilft, ist aus seiner Sicht ein praxisnaher Pluspunkt des zunehmenden KI-Einsatzes. DANIELA FURKEL verfolgt die Entwicklung im Workforce Management für das Personalmagazin. 29
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