personalmagazin HR-Software 2025 HR-Software Foto: Britt Schilling rung für langfristige WFM-Investitionen gesichert werden. Ein weiterer Punkt ist die Ablösung von festen Schichten. Der Bericht verdeutlicht, dass eine bedarfsorientierte, optimierte Einsatzplanung die Kundenzufriedenheit und die betriebliche Effizienz verbessert. Immer wichtiger ist zudem die Messung mitarbeiterorientierter KPIs. Darüber hinaus ist es ratsam, Service-Level-Kennzahlen mit mitarbeiterorientierten Indikatoren wie Fluktuation und Engagement zu verbinden, um sowohl Leistung als auch die Mitarbeiterbindung zu fördern. Steigende Bedeutung professioneller Software Welchen Stellenwert softwaregestütztes Workforce Management in Unternehmen innerhalb der DACH-Region einnimmt, zeigt eine Umfrage unter drei Anbietern durch unsere Redaktion. Auch hierzulande ist das Bild eindeutig: „Die Bedeutung nimmt zu, vor allem vor dem Hintergrund, dass Mitarbeitende per App in den Planungsprozess eingebunden werden können“, sagt Marco Pirker, Key Account Manager bei SEAK Software. Ähnlich ist die Erfahrung von Marcus Winkler, Senior Customer Success Manager bei Quinyx: Es gebe zwar noch Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Planung und Excel setzten, aber viele würden feststellen, dass hier großes Potenzial verloren geht. „Deshalb zeigt sich immer deutlicher, dass sich mehr und mehr Unternehmen an softwaregestütztes Workforce Management wagen und auch die Automatisierung von manuellen und regelmäßigen Aufgaben austesten“, sagt sie. Frédéric Stickel, Product Owner von Celero One, ergänzt: „Wir sehen eine deutlich zunehmende Nachfrage – vor allem im Kontext von mobilen, dezentralen und schwer planbaren Einsätzen. Unternehmen suchen nach Lösungen, die mehr Transparenz, bessere Planbarkeit und höhere Reaktionsgeschwindigkeit bieten – sowohl in der strategischen Steuerung als auch im Tagesgeschäft.“ Ihrer Erfahrung nach wächst besonders im Retail, Field Service und im projektbasierten Außendienst der Druck, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Mehr Effizienz, mehr Mitarbeiterzufriedenheit Die Ziele, die Unternehmen mit dem Einsatz von softwaregestütztem Workforce Management verfolgen, sind ganz unterschiedlich. Nach Beobachtung von Marcus Winkler stehen oft Effizienzsteigerung, die Optimierung der Personalkosten und die Reduzierung des Planungsaufwands im Zentrum der Investition. „Gleichzeitig geht es vielen Unternehmen darum, mehr Flexibilität und mehr Einbindung für die Belegschaft zu schaffen, etwa durch die Möglichkeit zur Selbstverplanung oder durch jederzeit aktuelle Planungsstände“, so Marcus Winkler. Auch die datenschutz- und gesetzeskonforme Personaleinsatzplanung spiele eine Rolle, genau wie datengetriebene Entscheidung und die Verknüpfung mit weiteren Systemen, etwa mit der Payroll, berichtet sie. Letzteres ist aus Sicht von Marco Pirker ein wichtiger Aspekt für die Unternehmen – Stichwort „effizientere Verwaltung“: „Der automatisierte Datenaustausch mit anderen Systemen führt dazu, dass keine doppelte Pflege der Daten mehr nötig ist.“ Zur effizienten Verwaltung gehöre zudem ein komplett digitalisierter Workflow vom Antrag bis zur Genehmigung bei der Urlaubsplanung und bei Zeitkorrekturen. Auch die Mitarbeitenden erhalten eine bessere Übersicht: Informationen zur Lohn- und Zeitabrechnung werden digital – in den meisten Fällen per App – an die Mitarbeitenden verteilt und können so jederzeit abgerufen werden. Die Transparenz nimmt auch in anderer Hinsicht zu: Moderne Workforce-Management-Systeme geben Mitarbeitenden Echtzeit-Einblicke in ihre Arbeitszeitsalden und Abwesenheiten. Die Lösungen können Mitarbeiterwünsche berücksichtigen und für mehr Planungsgerechtigkeit sorgen, sie achten zudem darauf, dass Überstunden vermieden werden und dass es regelmäßig freie Wochenenden gibt. Das stärkt das Employer Branding und erhöht die Mitarbeiterbindung. „Besonders in junUnternehmen suchen nach Lösungen, die mehr Transparenz, bessere Planbarkeit und höhere Reaktionsgeschwindigkeit bieten – sowohl in der strategischen Steuerung als auch im Tagesgeschäft. 28
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