personalmagazin HR-Software 2025 18 HR-Software des KI-Einsatzes bieten Unterstützung im Recruiting: Die Assistenten helfen bei der Erfüllung von Aufgaben, bleiben aber reine „Zuarbeiter auf Abruf“. Die Agenten werden autonom tätig und erledigen Aufgaben selbstständig „im Auftrag“. Laut Wolfgang Brickwedde fokussieren sich die KI-Agenten in Bewerbermanagementsystemen bislang auf vier Kernaufgaben: • Stellenanzeigen und E-Mail-Texte • Matching, Screening und Ranking • Interview-Assistenz und Transkripte • Workflow-Automatisierung und Terminierung. Dass das Recruiting künftig kaum noch ohne KI-Unterstützung funktionieren wird, steht außer Diskussion. Zu deutlich sind die Effizienzgewinne für die Recruiterinnen und Recruiter und die Unterstützung bei Entscheidungen, die sich bereits gezeigt haben. Die Frage „KI-Assistent oder -Agent?“ muss jedes Unternehmen für sich selbst beantworten anhand der individuellen Herausforderungen und Ressourcen. Die Technik ist vorhanden. Wichtig ist jedoch, dass die notwendigen Rahmenbedingungen im Unternehmen geschaffen werden. Die Anwenderinnen und Anwender müssen für den souveränen Umgang mit der KI geschult werden, sie müssen die Funktionsweise der Tools verstehen und Bias-Kontrollen durchführen können. Darüber hinaus braucht es im Unternehmen neue Rollen, zum Beispiel sollte eine verantwortliche menschliche Kontrollinstanz festgelegt werden. Auch DSGVO und EU AI Act gilt es zu beachten. Ob in das Bewerbermanagementsystem integriert, von einem Startup entwickelt oder von einem Jobportal oder BusinessNetzwerk zur Verfügung gestellt: praxistaugliche Technik steht heute in vielfältiger Form zur Verfügung. Die nachfolgenden Beispiele zeigen, in welchen Bereichen KI-Agenten Unterstützung bieten können. Teamwork Instore Services: Schnell zu neuen Minijobbern Waren bei Einzelhandelskunden wie Edeka oder Penny in die Regale einräumen – das ist die Aufgabe der rund 6.000 Mitarbeitenden von Teamwork Instore Services. Vorwiegend Minijobber sind in diesen Jobs tätig, oftmals sind es Schülerinnen und Schüler, Studierende, aber auch Berufstätige mit Nebenjob. Die Fluktuation unter den Minijobbern ist naturgemäß groß. Für das Recruiting heißt das, laufend neue Mitarbeitende an Bord zu holen. Darüber hinaus gilt: Die Ansprüche der Bewerberinnen und Bewerber sind nicht besonders hoch. Die meisten von ihnen suchen einfach einen „Job in der Nähe“ und schließen höchstens einzelne Tätigkeiten aus wie zum Beispiel „Kellnern“. Die Folge: Sie haben oft die Auswahl aus einer Vielzahl von Jobs. Für Teamwork als Arbeitgeber zählt daher vor allem Geschwindigkeit. Eine weitere Herausforderung für das Recruiting ist, dass „Bewerbungen“ zu Anfang oft nur aus einer einfachen Kontaktaufnahme wie „Ich suche einen Job“ bestehen. Daraus musste das HR-Team bis September 2024 per Telefon, Whatsapp oder SMS brauchbare Bewerbungen rekonstruieren und sie manuell ins digitale Bewerbermanagementsystem übertragen. KI-Agenten steuern mehrere Werkzeuge und verbinden sie zu einer Kette autonomer Abläufe. Das Unternehmen ging deshalb auf die Suche nach einem Dienstleister für Whatsapp Chatbots, um diese Tätigkeiten weitgehend zu automatisieren. Auf einer HR-Fachmesse stieß man eher zufällig auf Paul’s Job – eine auf den HR-Kontext optimierte agentische KI, die in der Lage ist, Bewerber- und Mitarbeiterdialoge automatisiert und menschenähnlich zu führen. Nach einem kurzen Testlauf im September 2024 war klar: Die KI ersetzt einen Großteil der manuellen Datensammlung und überträgt die strukturierten Bewerberdaten direkt ins Bewerbermanagementsystem. Paul übernimmt die Kommunikation über Whatsapp, SMS und kommuniziert auch mit denjenigen Personen, die sich auf „Kleinanzeigen“ (vormals Ebay) bewerben. Das Tool fragt systematisch Daten ab, zum Beispiel den Vornamen und Namen, den Wohnort und den gewünschten Einsatzort, ordnet Bewerbungen passenden Jobs zu und überträgt diese Informationen automatisch ins Bewerbermanagementsystem. Inzwischen verarbeitet Paul rund 700 Bewerbungen monatlich.
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