HR-Software 30 personalmagazin HR-Software 2024 Von Kerstin Götz Über die Hälfte aller Beschäftigten in Deutschland dokumentierte 2023 die eigene Arbeitszeit. Die gute Nachricht: Richtig eingesetzt, können Unternehmen ihre Produktivität per Zeiterfassung steigern – wenn sie diese als Chance zur Stärkung der Arbeitgebermarke verstehen und die Mitarbeitenden richtig abholen. Korsett oder ProduktivitätsTreiber? Fest steht: Zeiterfassung ist keine Kür, sondern Pflicht – dies schreibt der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 vor. Die Reform des Arbeitszeitgesetzes, die eine genauere und elektronische Arbeitszeiterfassung vorsieht, steht weiterhin aus. Zu viele Kritikpunkte am bisherigen Referentenentwurf haben zu Verzögerungen geführt. Zwar sind Unternehmen bereits jetzt verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, doch in welcher Form dies gesetzlich genau geregelt wird, bleibt offen. Ungeachtet dessen ist die Zeiterfassung ein wichtiges und hilfreiches Instrument, das sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer positive Auswirkungen haben kann und ihr schlechtes Image als Kontrollinstrument nicht verdient. Im Gegenteil: Korrekt implementierte Zeiterfassungssysteme können dazu beitragen, Arbeitsprozesse zu optimieren und eine Atmosphäre der Transparenz und Fairness zu schaffen, von der alle profitieren. Bessere Planung von Kosten und Zeitrahmen Für Unternehmen bietet die Zeiterfassung nicht nur die Möglichkeit, Arbeitsstunden präzise zu dokumentieren; sie gewährt auch wertvolle Einblicke in die Arbeitsmuster und die Produktivität der Belegschaft. Die hiermit gewonnenen Erkenntnisse erlauben es Managern und Projektverantwortlichen, Aufgaben gemäß den Stärken der Mitarbeitenden zu verteilen und die Effizienz von Projekten zu steigern. Durch das Tracking von oft nicht direkt abrechenbaren Tätigkeiten wie Meetings, Kundengesprächen und Verwaltungsarbeit können Unternehmen realistischere Zeitpläne für die Fertigstellung von Projekten entwickeln und die Genauigkeit der Budgetzuweisung verbessern. So sind Unternehmen mithilfe der Auswertung der erhobenen Daten, Prognosen und Schätzungen besser imstande, den Aufwand und die Gesamtkosten für potenzielle Neukunden zu erstellen, etwa bei projektbasierten Vorhaben. Das Ergebnis: mehr Planungssicherheit. Zeiterfassungsberichte identifizieren Projekte, die aus Rentabilitätsgründen möglicherweise angepasst werden müssen, und verringern das Risiko, Verpflichtungen einzugehen, die nicht eingehalten werden können. Diese wiederum resultieren leicht aus Stress und einem schlechten Arbeitsklima. Die genaue Dokumentation und Analyse der Arbeitszeiten hilft, Zeitrahmen realistisch zu planen und die Produktivität zu erhöhen, während gleichzeitig die Kosten gesenkt und mehr Projekte erfolgreich umgesetzt werden können. Die Employee Experience stärken Für Arbeitgeber ist es wichtig, ihrer Belegschaft deutlich zu machen, dass die Arbeitszeitdokumentation nicht der Überwachung dient. Vielmehr geht es darum, den Beschäftigten von vornherein mögliche Berührungsängste zu nehmen und ein positives Narrativ zu stiften. Hierzu zählt auch ein hohes Maß an Aufklärungsarbeit, beispielsweise dazu, wie ein konkretes Zeiterfassungssystem im Unternehmensalltag wahrscheinlich aussehen wird. Vorbereitende Meetings und zentral hinterlegte „How-tos“ sind probate Mittel. Nicht nur die Rahmenbedingungen müssen passen. Eine gelungene Mitarbeiterkommunikation lebt auch von validen Argu-
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