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ORGANISATION
_REISEMANAGEMENT
personalmagazin 09 / 14
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
W
er Kunden persönlich
treffen oder Projekte an-
stoßen möchte, begibt
sich auf Geschäftsreise.
Der anschließende Reisekostenabrech-
nungsprozess jedoch ist meist eine eben-
so lästige wie ineffiziente Pflicht. Eine
aktuelle Studie von Forrester im Auftrag
von Concur zeigt, dass Mitarbeiter in 80
Prozent der befragten Unternehmen ihre
Reisekosten immer noch manuell eintra-
gen. Das ist nicht nur zeitintensiv und
fehleranfällig, sondern verhindert auch
notwendige Verbesserungsansätze. Au-
tomatisierte Softwarelösungen zur Rei-
sekostenabrechnung dagegen erlauben
den Unternehmen Echtzeiteinblicke in
ihre Daten, um zu sehen, wie sich Aus-
gaben optimieren lassen. Fünf Regeln
sollten Firmen bei der Einführung eines
Reisekostensystems allerdings beach-
ten, um die erhofften Effizienz- und Ein-
spareffekte halten zu können.
Unternehmensbedarf als Richtwert
Ratsam ist eine individuell auf das Un-
ternehmen ausgerichtete und maßge-
schneiderte Lösung. Grundlage hierfür
ist eine entsprechende Reiserichtlinie,
die entweder neu eingeführt oder stan-
dardisiert wird. Ratsam ist, bestehende
oder als Muster übernommene Reise-
richtlinien genau und umfassend zu
überprüfen und den eigenen Anforde-
rungen anzupassen. Auch Geschäftspro-
zesse und Workflows müssen festgelegt
und standardisiert werden. Bei ERP-Sys-
temen beinhaltet dies die Standardisie-
Von
Manu Kozhuppankutty
rung der Strategie sowie eine Überprü-
fung der Schnittstellen.
Mitarbeiter einbeziehen
Essenziell ist die Beteiligung und Einbe-
ziehung aller Mitarbeiter und Abteilun-
gen, darunter IT, Buchhaltung, HR und,
falls vorhanden, Betriebsrat. Hinzu kom-
men Schulungen und Seminare: Zum ei-
nen, damit alle Mitarbeiter wissen, wie
sie die neue Lösung bedienen können,
zum anderen, um über neue Gesetze
und Bestimmungen wie beispielsweise
die Reisekostenreform zu informieren
und den Wissenstransfer zu verbessern.
Sind die wichtigsten Vorgaben im Sys-
tem hinterlegt, verlieren Abrechnung
und Reformen ihren Schrecken.
Abläufe transparent definieren
Im Vorfeld der Implementierung soll-
te das Unternehmen zudem festlegen,
wie und wo Belege aufbewahrt werden.
Hinzu kommt die wichtige Absprache
von Hierarchien und Zuweisungen. Alle
Beteiligten müssen Bescheid wissen,
wie das Reporting zu verlaufen hat und
wer wann welche Freigabe erteilt. Darü-
ber hinaus sollte vorher die sogenannte
Zahlungsmittelstrategie, also Cash- oder
Bar-Vorschuss, berücksichtigt werden.
Auch die Aufteilung der Ländergesell-
schaften muss bedacht sein. Ist ein
internationaler Rollout geplant, gilt es
zudem, einen einheitlichen Implemen-
tierungsprozess zu finden, bei dem auf
lokale Besonderheiten, Gesetze und
Richtlinien geachtet werden muss.
Datensicherheit oberste Priorität
Die Absicherung und Vertraulichkeit
persönlicher oder geschäftskritischer
Informationen und Daten spielt in
Zeiten von Spionageaffären und Ab-
hörskandalen eine zentrale Rolle. Bei
der Festlegung der Mitarbeiterstamm-
daten müssen die Verantwortlichen da-
her berücksichtigen, wie das Unterneh-
men mit sensiblen Daten umgeht, die
im System hinterlegt sind. So kann das
Essen des Mitarbeiters während seiner
Geschäftsreise beispielsweise auf die
Zugehörigkeit zu einer bestimmten Re-
ligion hinweisen.
„Keep it simple” – Komplexität stört
Ein Ratschlag für alle Unternehmen:
Vermeiden Sie Komplexität im Bu-
chungsprozess und schaffen Sie Effi-
zienz schon vor der Reise. Eine klare
Kommunikation im Buchungsprozess
schafft Transparenz. Und auch die Soft-
warelösung sollte so einfach und anwen-
derfreundlich wie möglich sein.
Gut geplant, besser abgerechnet
HANDLUNGSANLEITUNG.
Unternehmen, die ihre Reisekostenabrechnung automatisie-
ren, sollten auf eine umfassende Strategie setzen. Dabei gelten fünf Regeln.
Eine Übersicht, Kontaktinformationen
und weiterführende Angaben der
wichtigsten Anbieter von Reisekosten-
software finden Sie unter
PRAXISBEISPIEL
ONLINE
MANU KOZHUPPANKUTTY
ist Senior Implementation
Project Manager bei Concur.