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KOMMUNIKATION
personalmagazin 03 / 12
„Er istmehr als eine E-Mail“
INTERVIEW. Der E-Postbrief könnte Personalern die Kommunikation mit den
Mitarbeitern erleichtern. Aber geht das ohne Medienbrüche? Ist er rechtssicher?
personalmagazin:
Wie unterscheidet sich
der E-Postbrief von E-Mail und Brief?
Oliver Schliebs:
Er ist mehr als eine E-Mail
und bietet das, was im klassischen Brief
geschätzt wird: Vertraulichkeit, Ver-
lässlichkeit und Sicherheit. Nur ist das
Ganze jetzt auch online verfügbar. Der
große Unterschied zur E-Mail ist, dass
jeder Teilnehmer eindeutig identifiziert
ist und dass die Datenübertragung ver-
schlüsselt erfolgt. Zudem erreicht der
E-Postbrief Empfänger, die noch nicht
online sind – über den Hausbriefkasten.
personalmagazin:
Für den Empfang ist also
kein Internetzugang nötig. Aber man
braucht zumindest ein Mobiltelefon, um
die erforderliche TAN zu erhalten?
Schliebs:
Das ist richtig: Für den Zugang
zum E-Postbrief ist ein Handy mit einer
Nummer eines deutschen Anbieters
erforderlich. Denn die Nutzung von
Handy-TAN ist ein fester Bestandteil
der gesamten Sicherheitsarchitektur.
Hierbei sehe ich aber keinen Engpass
für den Personalbereich, da die berufs-
tätigen Altersgruppen heute ein Handy
besitzen.
personalmagazin:
Wie sieht es beim Ver-
trauensschutz aus? Der E-Postbrief fällt
ja nicht unter das Briefgeheimnis.
Schliebs:
Er fällt unter das Fernmelde-
geheimnis. Ein Eingriff in dieses darf
nur unter strengsten gesetzlichen
Vorschriften erfolgen, weil dadurch
das Persönlichkeitsrecht eines Nut-
zers berührt wird. Wir haben an den
E-Postbrief sehr hohe Anforderungen in
Sachen Rechtssicherheit aufgestellt. So
haben wir Zertifikate vom Bundesamt
für Sicherheit in der Informations-
technik und der TÜV-Nord-Gruppe.
Außerdem kann der Absender des
elektronischen Briefs bei Nutzung der
Zusatzleistung „Einschreiben“ eine
Zugangs- oder Empfangsbestätigung
erhalten – in Form eines qualifiziert
elektronisch signierten Dokuments.
Dieses kann der Absender bei Bedarf
vor Gericht vorlegen und es wird im
Zuge der Beweisführung berücksichtigt.
personalmagazin:
Welche HR-Anwen-
dungsfelder sind denkbar?
Schliebs:
Möglich sind externe sowie
interne Vorgänge, etwa Mitarbeiterbe-
fragungen, der Versand von Lohn- und
Gehalts- oder Reisekostenabrechnungen
bis hin zum Bewerbermanagement oder
der Informationsaustausch mit Perso-
naldienstleistern und Arbeitsagenturen.
Beim Bewerbermanagement entsteht ei-
ne Ebene großer Vertraulichkeit, indem
die Empfänger eindeutig identifiziert
sind. Der Vorteil liegt insbesondere in
der medienbruchfreien Kommunikati-
on. Dadurch werden Fehler, die häufig
bei manueller Dateneingabe auftreten,
vermieden.
personalmagazin:
Müssen sich die Mitar-
beiter für den E-Postbrief anmelden und
einer Speicherung ihrer Adressdaten
im Nutzerverzeichnis zustimmen?
Schliebs:
Da der E-Postbrief seine Emp-
fänger auch dann erreicht, wenn sie
kein Postfach haben, müssen sich die
Mitarbeiter eigentlich nicht anmelden.
Allerdings verzichten sie dann auf die
Vorteile der elektronischen Kommuni-
kation. Wer sich anmeldet, aber seine
Adresse im Nutzerverzeichnis nicht
freischaltet, kann nur von solchen
Sendern elektronische Briefe erhalten,
denen er seine Adresse zuvor mitgeteilt
hat. Deshalb ist es wichtig, dass der Ar-
beitgeber im Vorfeld das Einverständnis
des jeweiligen Mitarbeiters einholt.
personalmagazin:
Wie sieht es bei den
Zustellungsfristen aus? Laut Ihren AGB
müssen die Nutzer ihr Postfach werk-
täglich aufrufen.
Schliebs:
Dies schafft die Analogie zum
Hausbriefkasten. Laut Rechtsprechung
gelten Briefe auch dann als zugestellt,
wenn der Empfänger im Urlaub ist.
leitet als Vice President die Abteilung
Produktmanagement und Anbindungs-
strategie E-Postbrief der Deutschen
Post AG.
Oliver Schliebs