78 · Immobilienwirtschaft · 03 / 2024 Verwaltung & Vermarktung Workplace Automation zum Ende der Pandemie und dem Ende von „work from anywhere“. Auch wenn bereits ab 2021 viele Unternehmen vor allem in Innenstadtlagen Flächen angemietet haben, bleibt die Auslastung der Büroarbeitsplätze gering. Das Facility Management kann in den kommenden Jahren einen erheblichen Beitrag dazu leisten, durch effizientes Flächenmanagement Kosten zu senken und gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen der Unternehmen zu leisten. Voraussetzungen hierfür sind eine konsequente Digitalisierung der Immobilienflächen und eine Anpassung der FMModelle sowie die Bereitschaft, neue Wege zu gehen. Ein Blick in die Zukunft führt derzeit kaum an KI vorbei. Noch ist unklar, welchen Beitrag die derzeit viel diskutierte Künstliche Intelligenz bei der Analyse der Immobiliennutzung und an der Schnittstelle zu den Facility Services leisten wird. Sie hat das Potenzial, komplexe Analysen und Zusammenhänge ohne aufwändige Softwareprogrammierung zu erkennen und Handlungsempfehlungen zu geben. Auch hierfür ist die Digitalisierung der Immobiliennutzung eine wesentliche Voraussetzung. Vielleicht ist KI neben ESG der zweite wesentliche Treiber, der der digitalen Immobilie zum Durchbruch verhilft? Durch New Work sind die zu bewirtschaftenden Flächen komplexer geworden. Ein breiteres Speisenangebot für unterschiedliche Lebensstile erhöht den Aufwand für Einkauf und Zubereitung ebenso wie die Pflege von Räumen mit hochwertiger Medienausstattung, Telefonzellen mit großflächigen Stoffbespannungen, Kollaborationsflächen mit Materialmanagement wie Flipcharts und Stiften. Das weit verbreitete „work from anywhere“ mit weniger planbaren Anwesenheiten macht den Servicebedarf schwerer kalkulierbar. Zwar sind die Anwesenheitsquoten von Dienstag bis Donnerstag am höchsten, und auch in den Ferienzeiten sind erfahrungsgemäß geringere Anwesenheitsquoten abzuleiten, aber Krankheit, Dienstreisen oder plötzlicher persönlicher Abstimmungsbedarf erschweren die Planbarkeit für die Serviceunternehmen erheblich. Wenn weniger Flächen zur Verfügung stehen und diese intensiver genutzt werden, reicht es beispielsweise nicht aus, Besprechungsräume zweimal pro Woche zu reinigen. In manchen Wochen ist in dem genannten Beispiel zweimal täglich ein Service erforderlich, weil eine Kaffeetasse umgekippt ist oder die Markerstifte leer sind, in anderen Wochen fallen Besprechungen aus und der Service wird nicht benötigt. Kurzum: Bedarfsorientierte Serviceverträge stoßen bei im Voraus vereinbarten Intervallen von mehreren Jahren an ihre Grenzen. Hinzu kommt, dass sich die Grundbedürfnisse heute schneller ändern als noch in den 2000er Jahren. Eine Antwort darauf sind Verträge, in denen ein Ergebnis vereinbart wird. Dieses ist im langfristigen Mittel gut kalkulierbar. Durch die Digitalisierung der Flächen und die Auswertung der Auslastung steht nun eine neutrale Datenbasis zur Verfügung, auf deren Grundlage der Leistungsbedarf auch während der Vertragslaufzeit angepasst werden kann. Ein Vorteil dieses Modells ist die flexiblere Planung der Dienstleistungen innerhalb des Arbeitstages. Dies erleichtert die Vollauslastung des Servicepersonals und erhöht die Servicequalität durch kürzere Reaktionszeiten. AUSBLICK VIELVERSPRECHEND Der Wandel von Old zu New Work ist in vollem Gange. In einigen Jahren werden Beobachter vielleicht auf die Zeit nach 2020 zurückblicken und den Übergang von Old zu New Work in Phasen einteilen. Die erste Phase wird dann vermutlich bis zum Jahr 2023 definiert werden, also bis Studie zur Workplace Automation DOWNLOAD Dieser Beitrag basiert auf zwei aktuellen Lünendonk- Publikationen, die kostenfrei zum Download bereitstehen: Ausschreibungen im Facility Management Bedarfsorientiertes Vergabemodell Mehr Flexibilität während der Vertragslaufzeit Quelle: Studie 2024: Gibt es einen Markt für Workplace Automation in DACH? © Lünendonk & Hossenfelder GmbH, Mindelheim 2023 Vorgabe eines Budgetrahmens Veränderter Leistungsbedarf Flexible Anpassung der Services Angebotsverhandlung und Bietergespräche Auswahl und Vergabe Erstellung eines bedarfs- orientierten Servicekonzeptes
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