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Karoka AG
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Die Karoka AG hat sich auf Dienstleistungen und
Software-Tools im Rechnungswesen spezialisiert. Mit
der Software „ICS“ sowie dem BI-Produkt „Cube Con-
troller“ bietet sie zwei äußerst praxisorientierte Tools
an, welche den Buchhaltungs- und Controlling-Alltag
nachhaltig erleichtern.
Mit der Software ICS hat die Karoka AG eine Web-Soft-
ware für das Management von Buchhaltungsabschlüs-
sen, internen Kontrollsystemen und wiederkehrenden
Prozessen entwickelt, welche bereits erfolgreich in
Grosskonzernen im Einsatz steht.
Buchhaltungsprozesse haben oftmals die Eigenart,
dass sich deren Aufgaben und IKS-Kontrollen in zeit-
lichen Abständen wiederholen und zudem oft von
denselben Mitarbeitern ausgeführt werden. Diese
stehen meist in fixen Abständen zu einem zeit-
lichen Referenzpunkt im Prozess: zum Beispiel dem
Monatsende oder einem Rapportierungs-Termin
gegenüber einer Muttergesellschaft.
Prozess definieren und produktiv schalten
In der Software ICS werden sämtliche Prozesse, Aufga-
ben und Kontrollen einmalig in einer Vorlage definiert.
Zur Definition gehören die relevanten Termine einer
Aufgabe, wer sie ausführen muss und an welche Per-
sonen sie eskaliert werden soll, wenn ein relevanter
Termin überschritten wird. In der Folge eröffnet die
Software ICS automatisch die produktiven Aufga-
ben und Kontrollen für den sich wiederholenden
Monatsabschluss. Dabei berechnet sie selbständig
die korrekten Termine sowie die Zuständigkeiten und
Eskalationsprozeduren. Bei der Berechnung können
Wochenenden und Feiertage berücksichtigt werden.
Mitarbeiter-Cockpit
Jeder Mitarbeiter, der am Prozess teilnimmt, erhält ein
eigenes Login. Damit kann er über ein individuelles
Web-Cockpit Aufgaben und Kontrollen analysieren, für
die er direkt oder indirekt verantwortlich ist. Mittels
mächtiger Suchfunktionen und Filter-Kriterien kann
der Mitarbeiter selbständig beliebige Auswertungen
vornehmen. Diese Auswertungsfunktionen sind vor
allem für Vorgesetzte sehr interessant, die indirekt
viele Prozesse und Aufgaben überwachen müssen.
Wenn ein Mitarbeiter eine Kontrolle oder Aufgabe
abgeschlossen hat, setzt er diese in der ICS-Applika-
tion auf erledigt. Zeitgleich wird in der Software ein
Zeitstempel gesetzt. An die elektronischen Aufgaben
können Dokumente beliebiger Formate angehängt
und Kommentare erfasst werden.
Eskalationsprozedur
Lässt ein Mitarbeiter relevante Termine verstreichen,
wird er per E-Mail umgehend erinnert. Bei Überschrei-
Schluss mit manuellen Excel-Checklisten für die Abarbeitung von Monatsabschlusslisten, monatlichem
manuellem Berechnen der Teiltermine im Monatsabschluss und ständigem Nachfragen bei Mitarbei-
tern, wo sie im Augenblick gerade im Monatsabschluss mit ihren Aufgaben und IKS-Kontrollen stehen.
Monatsabschlüsse und IKS einfach managen
Karoka AG
Roman Kalberer
Ebnet 4, CH-9502 Braunau
Tel. 0041(0)71 9121530
Fax 0041(0)71 9121531