DIGITAL GUIDE REAL ESTATE 2023 REAL ESTATE SOFTWARE HERSTELLER DIENSTLEISTUNGEN PRODUKTE Trendbook IMMOBILIEN WIRTSCHAFT
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Liebe Leserinnen, liebe Leser, wissen Sie, was stochastische neuronale analoge Verstärkungsberechnung ist? Wusste auch ich bis vor Kurzem nicht. So nannte man in den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts Forschungen in jenem Bereich, der heute als Künstliche Intelligenz reüssiert. Und die Wucht, mit der etwa Chat-GPT auch über die Immobilienbranche hereinbricht, ist natürlich in einem modernen verkürzten Marketingbegriff besser verpackt. Was das der Öffentlichkeit in einem Marketingcoup von OpenAI zur Verfügung gestellte System alles kann, ist in der Tat bemerkenswert. Es reicht vom in beliebiger Sprache antwortenden Chatbot über fixe und einigermaßen sinnige Texterstellung bis hin zu Programmierkünsten. Sicher wird es Auswirkungen auf vielerlei Jobs auch in der Immobilienbranche haben. Makler, Verwalter, Bewerter und Programmierer werden in allerkürzester Frist nicht umhinkommen, sich mit den neuen technischen Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Das tun auch wir Journalisten übrigens. Denn wer KI – wie Künstliche Intelligenz gemeinhin abgekürzt wird – anwenden kann, wird vielleicht davon nicht komplett ersetzt werden. Lesen Sie deshalb unseren Aufmacherbeitrag zur digitalen Zäsur, der diese Entwicklung darstellt (Seite 14). Lassen Sie sich von Plattformtechnologie inspirieren, um erstmal Ihren bereits vorhandenen Datenschatz zu heben (Seite 40). Und schauen Sie auch, warum insbesondere Verwalter und Eigentümer nun ihre Energieverträge prüfen sollten (Seite 64). Die Digitalisierung durchzieht mittlerweile auch die Technische Gebäudeausrüstung – allein die alles vereinende Plattform fehlt (Seite 68). Wo es noch klemmt beim Digitalen Gebäudezwilling, erfahren Sie auf den Seiten 70ff. Der in diesem Trendbook enthaltene Dekalog an Unternehmensporträts zeigt Ihnen, welche Firma sich in welcher Weise weiterentwickelt in puncto Digitalisierung und wen Sie dort jeweils zur Lösung Ihrer speziellen unternehmerischen Herausforderung ansprechen können. Die Listings geben einen Ausschnitt aus der Vielzahl der etablierten Softwarehersteller und Start-ups zu Ihrer Orientierung. Digital Real Estate ist auch in Bezug auf die vielfältigen Vorschriften der EU-Taxonomie in dem Bereich Environmental, Social und Governance (ESG) eine unerlässliche Voraussetzung, um mit diesen überhaupt klarzukommen. Auch dazu dient vorliegendes Trendbook. Und jenseits aller stochastischen Verstärkungsberechnung wünsche ich Ihnen viele neue Gedanken für Ihr Geschäft. Nutzen Sie gerne Ihre eigene Intelligenz für diese analog anregende Lektüre! Ihr Jörg Seifert KI wird Auswirkungen auf viele Jobs auch in der Immobi l ienbranche haben. Setzen Sie sich bald mit den neuen technischen Mögl ichkeiten auseinander! Editorial Künstliche Intelligenz PS: Branchensoftwarefirmen stehen das ganze Jahr aktuell für Sie online. Erleben Sie mit softwarevergleich.de die kongeniale Ergänzung zum Digital Guide Real Estate. Klicken Sie sich rein! 3 · Digital Guide · Real Estate 2023
18 03 EDITORIAL 04 INHALT 06 HIRN IST NÖTIG Auch für die Immobilienwirtschaft gibt es immer besser werdende Anwendungen, die sich auf Künstliche Intelligenz stützen. Um diese umsichtig und gewinnbringend einzusetzen, braucht man vor allem eines – menschliche Intelligenz. 51 Immobilienverwaltung & Facility Management 52 ZWISCHEN PM& FM Der Datentransfer zwischen Property und Facility Managern sowie weiteren Beteiligten muss reibungslos verlaufen. Alles andere ist das Gegenteil eines Zukunftsmodells. 56 WER DIGITALISIERT, PROFITIERT Umfrageergebnisse zeigen: Immobilienverwalter sind zunehmend bereit, in die Digitalisierung ihrer Prozesse zu investieren. Auch Homeoffice wird in Verwalterkreisen mittlerweile angenommen. 58 UNTERNEHMENSPRÄSENTATION Immoware24 60 ANBIETERÜBERSICHT 18 DIGITALISIERUNG MIT PLAN Dass die Digitalisierung von Prozessen sinnvoll ist, wird wohl keiner bestreiten. Beim Wie entstehen aber viele Fragezeichen. Klar ist: Eine klug angelegte Strategie ist das A und O. 22 HYBRIDMAKLER DARBEN Heimische Größen wie McMakler und Homeday backen mittlerweile kleinere Brötchen. Gleichzeitig hegen Wettbewerber aus dem Ausland aber große Expansionspläne für Deutschland. 24 UNTERNEHMENSPRÄSENTATION Aareon Crem Solutions GmbH & Co. KG GiT Unternehmensgruppe Haufe-Lexware Real Estate AG Hausbank München eG PROMOS consult GmbH 36 ANBIETERÜBERSICHT 39 Portfolio- management & Wertermittlung 40 DIE DATENFLUT BEWÄLTIGEN Die Datenmenge in der Immobilienbranche steigt stetig. Der richtige Ansatz für die Auswahl von Applikationen zur Verwaltung der Daten lautet aber „Weniger ist mehr“. 44 UNTERNEHMENSPRÄSENTATION immopac ag IRM Management Network GmbH Wüest Partner Deutschland 50 ANBIETERÜBERSICHT 06 13 ERP & CRM 14 DIE ZUKUNFT IST BEREITS DA Künstliche Intelligenz in der Immobilienbranche – längst kein Zukunftsszenario mehr. Das zeigt nicht zuletzt das Beispiel ChatGPT, dessen konkrete Einsatzmöglichkeiten sich mehren. 4 · Digital Guide · Real Estate 2023 Inhalt
63 Mess- & Energiedienstleister 64 VORSICHT VOR BILLIGHEIMERN Die Suche nach günstigen Energieverträgen treibt viele Hausverwalter um. Der Druck kommt von Eigentümern und Mietern. Langfristig auf Billiganbieter zu setzen, ist aber ein Fehler. 66 ANBIETERÜBERSICHT 77 Digital Real Estate 78 DIE ZENTRALE QUELLE Qualitative Datenerhebung wird aufgrund der ESG-Richtlinien massiv an Bedeutung gewinnen. ERP-Systeme können dabei als Drehscheibe und mehr dienen. 82 SCHEIN UND SEIN Metaverse ist derzeit eines der Buzzwörter. Es gilt allerdings, seinen Blick über den Hype hinaus zu schärfen. Denn die Immobilienbranche kann stark von dem nächsten Evolutionsschritt des Internets profitieren. 84 KI UND EIN GRÜNER DAUMEN Das Zusammenspiel zwischen Mensch und Maschine ist ein entscheidender Faktor auf dem Weg zu einem klimaneutralen Immobilienbestand. 88 ANBIETERÜBERSICHT 91 IMPRESSUM 67 Smart Buildings & BIM 68 DIGITAL STEUERN Drei Beispiele dafür, wie digitale Gebäudeleittechnik dazu beitragen kann, den Verbrauch einer Immobilie zu optimieren. 70 DER ZWILLING HAT'S SCHWER Ein Interview mit drei Experten über das unausgeschöpfte Potenzial von BIM für den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie. 72 ANBIETERÜBERSICHT 73 Big Data & Datenräume 74 SCHLUSS MIT DATENSILOS Die Nachfrage nach nahtloser Konnektivität von Datenräumen wächst auch in der Immobilienwirtschaft. Getrennte Datenhaltungen wollen aufgebrochen und Arbeitsabläufe optimiert werden. 76 ANBIETERÜBERSICHT 22 82 68 5 · Digital Guide · Real Estate 2023
IMMOBILIENWIRTSCHAFT BRAUCHT HIRN TEXT Jörg Seifert
Der Einfluss von Künstlicher Intelligenz (KI) auf das Wirtschaftsleben wird in einem Maße zunehmen, wie wir es vor einem Jahr noch kaum gedacht hätten. Begriffe wie Generative KI, Foundation Models oder Large Language Models sind inzwischen in vieler Munde. Vor allem ChatGPT geht selbst Nicht-Expertinnen und -Experten inzwischen flüssig über die Lippen. Das gilt auch und insbesondere für die Immobilienwirtschaft. Denn angefangen von Mieter-Chatbots über die technische Erfassung eines Gebäudes bis hin zu Abrechnungen, Kreditvergabe und Wertermittlungen werden viele branchenspezifische Prozesse in den nächsten Jahren von Künstlicher Intelligenz sehr stark beeinflusst werden. Sicherlich: Ein Bot wie ChatGPT hat noch einige Kinderkrankheiten. In geschliffener Wortwahl spuckt er leider allzu häufig Falsches aus. Das ist ein echtes Problem für diejenigen Anwendenden, die das Richtige nicht verifizieren können. Schlimmer wird es, falls sie sogar nicht einmal Verdacht schöpfen, dass etwas falsch ist an den wunderbar gefügten Argumentationsketten bis hin zu gefakten Zitaten und Quellenangaben. Doch der kontinuierliche Lernprozess der Maschine im Zusammenspiel mit menschlicher Nutzung wird – jedenfalls aller Voraussicht nach – auch diese Startschwierigkeiten überwinden. GROSSES GESCHÄFTSPOTENZIAL UND MORALISCHE BEDENKEN Auch im Immobilienvertrieb etwa, in der Verwaltung eines Gebäudes bis hin zu seinem Abriss – wobei die wiederverwendbaren Materialien identifiziert und in eine Art Software für das zirkuläre Bauen überführt werden – wird sich der Arbeitsalltag in der Branche in nicht allzu ferner Zeit wesentlich verändern. Deutschland, Österreich und die Schweiz haben auch in der Immobilienwirtschaft eine weitgehend mittelständisch geprägte Unternehmenslandschaft. Für diese könnte KI eine Technologie sein, die kleinere Unternehmen wie ein Schnellboot am Markt unterwegs sein lässt. Über 1.000 Start-ups sind bereits im D-A-CH-Raum gegründet worden. Diese sind im Property-Technologie-Bereich nun im besonderen Maße gefordert zu zeigen, dass ihre Lösungen mehr als einen ausschließlich partiellen Nutzen bringen. Denn nur in der fruchtbaren und auf die Zukunft gerichteten Zusammenarbeit mit den etablierten Firmen lässt sich der etwaige Vorsprung der großen internationalen Unternehmen kompensieren, vielleicht sogar ein- und überholen. Während also eine Gruppe von Immobilienexperten viele Anwendungen mit gar disruptivem Geschäftspotenzial sieht, stellen andere Beobachter konkrete Mehrwerte in Frage. Wieder andere hegen starke Bedenken wegen der Möglichkeit zur Manipulation, fehlender Datensicherheit oder gar moralischer und ethischer Fragen. Wir sind – so fühlt es sich an – mitten in der Diskussion und dem persönlichen Erleben am Arbeitsplatz. KI ist sicherlich nicht bloß ein technischer, sondern auch ein gesellschaftlicher Umbruch. Manche vergleichen das, was gerade geschieht, mit den Umwälzungen durch die Einführung des Buchdrucks. ALS GESCHÄFTSMAXIME GILT: FRÜH EINSTEIGEN – ABER MIT KÖPFCHEN Ob KI so viel mehr ist als ein nützliches Werkzeug, das innerhalb noch zu setzender Regularien die Produktivität erhöht, werden wir miterleben. Sehr wahrscheinlich ist in diesem Prozess, dass diejenigen Firmen, die diese Veränderungen früh adaptieren und schlau – vielleicht auch jenseits von Schnittstellen – in ihre eigene Unternehmenswelt integrieren, Vorteile haben werden. Sie werden schneller in ihren Prozessen und können auf intelligente Weise die bereits jetzt fehlenden Fachkräfte durch automatische Prozesse kompensieren. Wie das im Einzelnen gelingt, wird sich zeigen. Dabei ist klar, dass Künstliche Intelligenz auch Arbeitsplätze kosten wird. Alles, was einfach und iterativ zu bewerkstelligen ist, werden die Softwareroboter übernehmen. Jedoch muss es auch noch diejenigen Fachkräfte geben, die in der Lage sein werden, diese Künstliche Intelligenz zu steuern, zu bedienen, und mit ihr experimentieren können. Und vor allem müssen sie bewerten können, welches der KI-erzeugten Ergebnisse denn das Gewünschte ist. Denn darauf kommt es letztlich an: sich nicht von dieser neuen Technologie wegrationalisieren zu lassen, sondern Bediener, Fütterer und Steuerer der Künstlichen Intelligenz zu werden. ES MUSS AUCH NOCH FACHKRÄFTE GEBEN, DIE DIESE KÜNSTLICHE INTELLIGENZ STEUERN, SIE BEDIENEN UND MIT IHR EXPERI - MENTIEREN. Auch für die Immobilienwirtschaft gibt es immer besser werdende Anwendungen, die sich auf Künstliche Intelligenz stützen. Um diese umsichtig und gewinnbringend einzusetzen, braucht man vor allem eines – menschliche Intelligenz. 7 · Digital Guide · Real Estate 2023
Aareon Deutschland GmbH „DIGITALES WERTSCHÖPFUNGSPOTENZIAL KANN SICH NUR ENTFALTEN, WENN VERSCHIEDENE SOFTWAREANWENDUNGEN INTELLIGENT INEINANDERGREIFEN.“ Oliver Luttmann, Vorsitzender der Geschäftsführung der Aareon Deutschland GmbH Digitale Transformation ist mehr als ein Schlagwort dieser Zeit. Im volatilen Umfeld der Immobilienwirtschaft ist sie ein maßgeblicher Schlüssel zum Geschäftserfolg. Entsprechend rasant wächst die Angebotsvielfalt an Branchenlösungen am Markt. Digitales Wertschöpfungspotenzial kann sich nur entfalten, wenn verschiedene Softwareanwendungen beispielsweise zur Mieterkommunikation und zum Interessenten- und Gebäudemanagement intelligent ineinandergreifen und die Prozessketten mit allen Stakeholdern End-to-End abbilden – sprich ein offenes digitales Ökosystem, das von der Vernetzung mit allen Stakeholdern lebt und dank intelligenter Datennutzung und Technologien wie Künstlicher Intelligenz stetig dazulernt. Die Offenheit spielt dabei eine zentrale Rolle, damit Immobilienunternehmen ihr Ökosystem individuell gestalten und ausbauen können. Mit dem Partnerprogramm Aareon Connect hat Aareon eine Lösung konzipiert, die mittels standardisierter Schnittstellen und eines einheitlichen Datenmodells den nahtlosen Datentransfer zwischen einem Aareon-ERP-System und Softwarelösungen und Services von Drittanbietern ermöglicht. Die Branche profitiert so von einem breiten Angebot an innovativen Lösungen und einer hohen Flexibilität. Damit bildet Aareon Connect die Basis für eine erfolgreiche und zukunftsorientierte Digitalisierungsstrategie. Das Ökosystem individuell ausbauen Crem Solutions GmbH & Co. KG „EIN CLOSED SHOP WIRD IN ZUKUNFT SICHER NICHT MEHR FUNKTIONIEREN. DAS MERKT AUCH DER HÄRTESTE VERFECHTER DIESES ANSATZES.“ Dr.-Ing. Christian Westphal, CEO Crem Solutions GmbH & Co. KG Nachhaltigkeit, Energie, AI/KI, kollaboratives Arbeiten – was auf den ersten Blick wie die Aneinanderreihung aktueller Buzzwords klingt, sind vielmehr die Themen, die uns bei CREM SOLUTIONS und unseren Schwestern in der Nemetschek Group bereits seit geraumer Zeit beschäftigen. Die Auseinandersetzung mit genau diesen Themen belegt, dass wir uns mit den richtigen Inhalten beschäftigen und unsere Teams am Puls der Zeit agieren. Das spüren wir auch deutlich in der Nachfrage, und es gilt für sämtliche Bereiche, mit denen wir den Markt bedienen – immobilienwirtschaftliches ERP, Energiemanagement und unsere Workplace-Plattform. Einen signifikanten Anstieg spüren wir im Bereich der Wohnungswirtschaft, wo zunehmend Wettbewerb entsteht und der Markt sich nach offenen Systemen umschaut. Unsere Philosophie des ganzheitlichen und offenen Ansatzes bestätigt sich auch aus dieser Perspektive. Closed Shop hat vielleicht mal, wird aber in Zukunft ganz sicher nicht mehr funktionieren, das merkt so langsam auch der härteste Verfechter dieses Ansatzes. Ob die Kunden und der Markt diesen Wandel abnehmen oder lieber auf Partner setzen, die den offenen Ansatz von Beginn an verfolgt haben und quasi in ihrer DNA tragen – wer weiß? Wir haben in jedem Fall Lust auf Wettbewerb – immer fair, aber durchaus wahrnehmbar. Die Lust am fairen Wettbewerb IT in der Immobilienwirtschaft Marktteilnehmer 8 · Digital Guide · Real Estate 2023
Haufe-Lexware Real Estate AG „DIGITALE UNTERNEHMEN VERMIETEN UND VERWALTEN RESSOURCENSCHONENDER; UND LIEFERN IHREN KUNDINNEN UND KUNDEN HEBEL FÜR EINE NACHHALTIGE NUTZUNG.“ Dr. Carsten Thies, Haufe-Lexware Real Estate AG Bis 2050 soll Europa klimaneutral sein. Kann die Digitalisierung dabei helfen? Sie kann nicht nur, sie ist unerlässlich dafür. Diese Einsicht hat sich auch im Green Deal der EU niedergeschlagen. Schon 2014 wurden in Deutschland im Nationalen Aktionsplan Energieeffizienz (NAPE) Strategien und Maßnahmen aufgezeigt, wie digitale Technologien zur Energiewende beitragen. Im Gebäudesektor soll aktuell die Heizkostenverordnung den Fortschritt pushen. Dazu genügt eine monatliche Information über Verbräuche sicher nicht. Besser, die Nutzerinnen und Nutzer könnten sich täglich informieren! Intelligente Zähler, vernetzte Systeme, ein digitales Kundenportal, eine Smart-Home-App: Das sind Mittel, um Daten exakt zu erfassen, in Echtzeit zu analysieren, an Nutzerinnen und Nutzer auszuspielen. Dazu müssen Tipps geliefert werden, wie Wärme und Wasser einzusparen sind, und die positiven Effekte für Klima und Kontostand aufgezeigt werden. Die Digitalisierung wird hier zum unverzichtbaren Wegbereiter. Eine moderne, vernetzungsfähige ERP-Plattform von Haufe als Datenhub, Partnerlösungen, Objektdaten aus der Cloud und KI – so rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft. Denken Sie an die EU-Taxonomie: Nur auf Basis umfassender Informationen können Sie die richtigen Entscheidungen treffen. Jetzt sind wir im Jahr 2023. Höchste Zeit, um gemeinsam die digitalen Strukturen zu schaffen, mit denen Sie Ihre Klimaziele erreichen. Mit digitalen Strukturen die Klimaziele erreichen Hausbank München eG „DEM FACHKRÄFTEMANGEL KANN NUR DURCH EINE UMFASSENDE DIGITALISIERUNG ENTGEGENGEWIRKT WERDEN.“ Rudolf Naßl, Mitglied des Vorstands der Hausbank München eG Hausverwalter sind aktuell stark gefordert: Energiepreispauschalen müssen abgerechnet, umweltfreundliche Heiztechnologien eingebaut und Sanierungen für die wachsenden Anforderungen an die Energieeffizienz von Gebäuden umgesetzt werden. Doch weitaus mehr macht der Fachkräftemangel Hausverwaltungen zunehmend zu schaffen. Diesem Personalmangel kann nur durch eine umfassende Digitalisierung entgegengewirkt werden. Mit Softwarelösungen wie VS3 und imveon, die als Marken der Hausbank München nicht nur State-of-the-Art-Anwendungen für die Immobilienwirtschaft darstellen, können die Kernprozesse der kaufmännischen Hausverwaltung deutlich beschleunigt werden. Durch die Nutzung von VS3 profitieren Hausverwalterinnen und -verwalter bereits seit mehreren Jahrzehnten von der automatischen Verbuchung. Sind Daten einmal erfasst, laufen viele Prozesse von allein und der Hausverwalter kann sich anderen Aufgaben widmen. Mit überschaubaren einmaligen Vorbereitungen werden manuelle und vor allem ständig wiederkehrende Buchhaltungsaufgaben vollständig digitalisiert und automatisiert. Imveon, das CRM-Tool mit Kundenportal, leistet ebenfalls einen großen Beitrag zu einem effizienten Arbeitsalltag. Neben der Bereitstellung von hauseigenen Branchen-Softwarelösungen berät die Hausbank München im Rahmen ihres Consulting-Services Verwalter bei der Implementierung von Prozessen für eine vollumfängliche Nutzung der Software. Dem Personalmangel mit Digitalisierung begegnen 9 · Digital Guide · Real Estate 2023
immopac Real-Estate-Investment-Management-Prozesse (REIM- Prozesse) sind komplex, vielschichtig und enden meist nicht an der Unternehmensgrenze. Notwendiges Fach- und Spezialwissen sowie regulatorische Anforderungen machen in vielen Fällen ein arbeitsteiliges Zusammenwirken verschiedener Akteure und den Einbezug externer Dienstleister über betriebliche Grenzen hinweg notwendig. Als Beispiele sind die Standardprozesse im Asset und Portfolio-Management, Bewertungsprozesse (unter Einbezug externer Bewertungsexperten), Ankaufsprozesse oder das interaktive Reporting an externe Anspruchsgruppen anzuführen. Durch die heute vielerorts übliche Verwendung verschiedener Systeme entstehen unter anderem Medienbrüche beim Austausch von Daten und Dokumenten. Die termingerechte und vollständige Bereitstellung aller Informationen sowie die Zusammenarbeit mit externen Partnern verursachen einen großen koordinativen und administrativen Aufwand und somit die Bindung wertvoller Ressourcen. In der heutigen von Digitalisierung geprägten Geschäftswelt sind agile Plattformen gefragt, die nebst der Unterstützung der fachlichen Aufgaben eine Optimierung von zwischenbetrieblichen Prozessketten ermöglichen. Die myimmopac® Cloud ist eine Digital-Real-EstatePlattform, die ein umfassendes Real Estate Investment Management über die betrieblichen Grenzen hinweg ermöglicht. Sie unterstützt Sie bei allen Aufgaben des Real Estate Investment Management. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern agil gestalten „DIE MYIMMOPAC® CLOUD ERMÖGLICHT REAL ESTATE INVESTMENT MANAGEMENT ÜBER DIE BETRIEBLICHEN GRENZEN HINWEG.“ Dr. Thomas Höhener, Geschäftsführer immopac ag IRM Management Network GmbH „DIE QUALITÄT VON LÖSUNGEN LÄSST SICH AM GRAD IHRER ANPASSUNGSFÄHIGKEIT MESSEN.“ Thomas Krings, Geschäftsführer IRM Management Network Vorbilder aus der Natur dienten schon häufig als Initialzündung neuer Ideen. Wir haben uns beim Datenaustausch von einer grundlegenden Eigenschaft des Chamäleons inspirieren lassen – es passt sich seiner Umwelt an. Warum stecken wir beim Datenaustausch so viel Energie in die Anpassung unserer Umwelt, statt unsere Fähigkeit anzupassen, uns auf die Umwelt einzustellen? Auf den Punkt gebracht: Warum muss eigentlich so viel Energie in die „Normierung“ von Daten gesteckt werden, obschon alle Informationen bei unseren Dienstleistern verfügbar sind? Warum fallen Qualitätsprobleme erst beim Empfänger auf? Weil wir zu starr denken. Natürlich beherrschen unsere Partner ihr Geschäft, sie verfügen über alle Informationen, die wir benötigen. Aufwändig wird es erst, wenn wir unseren Partnern unsere Sichten aufzwingen. Die Lösung ist das Chamäleon-Prinzip – der Austausch muss sich der Quelle und dem Ziel anpassen. Starre Strukturen sind von gestern. Das ist nur ein Beispiel für neues Denken in der Wertschöpfung mit Partnern. Lassen Sie sich von weiteren innovativen Ideen der IRM inspirieren. Datenaustausch ist ein Chamäleon IT in der Immobilienwirtschaft Marktteilnehmer 10 · Digital Guide · Real Estate 2023
PROMOS consult „WIR NEHMEN UNSEREN KUNDEN DIE ANGST VOR VERÄNDERUNG UND ERZEUGEN BEGEISTERUNG FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION. “ Jens Kramer, CEO PROMOS consult Die Erfindung des iPhones war ein Schlüsselmoment für das gegenwärtige digitale Selbstverständnis. Produkte müssen heute am besten selbsterklärend sein. Das gilt in erster Linie für technische Geräte des Alltags. Gleichzeitig besteht heute allerdings auch ein weitaus höherer Anspruch an komplexe Softwarelösungen im unternehmerischen Kontext. Hier kommen wir als Beratungsunternehmen ins Spiel. Unsere Ambition ist es, dass jeder unsere Software bedienen kann und Anpassungen möglichst selbst vorgenommen werden können. Unterstützung kann dabei der Einsatz intelligenter Bot-Technologie bieten. Nutzerinnen und Nutzern fällt es oft schwer, sich in neuen Anwendungen auf Anhieb zurechtzufinden. Die KI kann hier als sprachbasierter Pförtner zwischengeschaltet werden. Unsere Aufgabe liegt heute nun darin, Wissen zu vermitteln, und zwar anschaulich und verständlich. Wir nehmen unseren Kunden die Angst vor Veränderung. Wir erzeugen mit Kompetenz und Sympathie Begeisterung für digitale Transformation. Die gewachsenen Ansprüche unserer Kunden stehen dabei im Vordergrund, und diese werden mit Herz, Köpfchen und unter Einsatz neuester digitaler Technologien umgesetzt. Kundenorientierung Next Level könnte man sagen. Selbsterklärende Produkte mit neuesten digitalen Technologien 11 · Digital Guide · Real Estate 2023
ERP & CRM 14 18 24 26 28 30 32 34 36 FACHARTIKEL Die Zukunft ist bereits da Künstliche Intelligenz in der Immobilienbranche – längst kein Zukunftsszenario mehr. Das zeigt nicht zuletzt das Beispiel ChatGPT, dessen konkrete Einsatzmöglichkeiten sich mehren. Digitalisierung mit Plan Dass die Digitalisierung von Prozessen sinnvoll ist, wird wohl keiner bestreiten. Beim Wie entstehen aber viele Fragezeichen. Klar ist: Eine klug angelegte Strategie ist das A und O. Der Wandel der Hybridmakler Heimische Größen wie McMakler und Homeday backen mittlerweile kleinere Brötchen. Gleichzeitig hegen Wettbewerber aus dem Ausland aber große Expansionspläne für Deutschland. Wie passt das zusammen? UNTERNEHMENSPRÄSENTATION Aareon Crem Solutions GmbH & Co. KG GiT Unternehmensgruppe Haufe-Lexware Real Estate AG Hausbank München eG PROMOS consult GmbH ANBIETERÜBERSICHT 22 13 · Digital Guide · Real Estate 2023
ChatGPT ist in aller Munde. Der private Austausch mit dem hochentwickelten KI-basierten Tool sorgt für Begeisterung. In der Unter- nehmenswelt wird es aber häufig noch als abstrakte Zukunftsmusik abgetan. Ein Trugschluss? Tatsächlich gibt es nämlich jetzt schon konkrete Einsatzmöglichkeiten – auch in der Immobilienwirtschaft. Ein Überblick. DIE ZUKUNFT IST SCHON DA 14 · Digital Guide · Real Estate 2023 ERP/CRM Künstliche Intelligenz
Use Cases speziell für ChatGPT sieht Robert Weinert, Partner & Head of Immo-Monitoring bei Wüest Partner, vor allem auf folgenden Gebieten: 1 Automatische Erstellung von standardisierten Immobilienmarktreports, von professionellen und attraktiven Immobilieninseraten und von Lagebeschreibungen 2 Bei Kombination mit Bilderkennung: Basierend auf Bildern/Fotos können automatische Objektbeschriebe und Qualitätsreports erzeugt werden. 3 Komplexere Textanalyse: Damit können die Entscheidungsgrundlagen bereichert werden. Dies beinhaltet unter anderem Geschäftsberichtanalysen oder die schnelle, parallele Analyse von mehreren Immobilienmarktberichten. 4 Als Chatbot: Mit einem Chatbot können Kunden Fragen stellen. Die einfachen Fragen können automatisch beantwortet werden, und bei komplexeren Fragen wird auf die richtigen Kontaktpersonen verwiesen. 5 Inspiration und Korrekturen für spezifische, hochkomplexe Texte. 6 Generierung von Normstrategien und Investmentempfehlungen. Diese müssen aber noch durch Personen verifiziert werden. TEXT Dr. Hans-Dieter Radecke Probieren Sie es einfach mal aus. Doch geben Sie bitte keine persönlichen Daten ein. Man weiß nie, wo diese wieder auftauchen … Ja, ganz nüchtern betrachtet handelt es sich bei ChatGPT um einen Chatbot – allerdings einen, der mit lernfähiger KI angereichert ist. Er verwendet Deep-Learning-Methoden, um Texte zu generieren, zu analysieren, zu bearbeiten, zusammenzufassen und zu übersetzen. Der entscheidende Fortschritt dieser von der gemeinnützigen KI-Forschungsorganisation OpenAI entwickelten Chatbot-Lösung ist, dass sie während des Austauschs mit den Nutzerinnen und Nutzern permanent dazulernt. Und das sorgt weltweit für Faszination. Wer die KI-Lösung ausprobiert, berichtet fast immer davon, dass das Ganze Spaß macht, so etwa Björn Jüngerkes, CEO der Dr. Klein Wowi Digital AG: „Ich finde das Thema unglaublich spannend. Ich habe mich sofort eingeloggt und selbst ausprobiert, was ChatGPT kann. Ich bin begeistert, wie die KI auf ganz natürliche und auch menschliche Art und Weise Fragen beantwortet.“ CHATGPT KANN VIELES LEISTEN – DIE GRÖSSTE STÄRKE IST ABER DIE LERNFÄHIGKEIT Genau diese Hands-on-Strategie zur Annäherung an das Tool empfiehlt auch Karsten Nölling, Vorsitzender der Geschäftsführung von KIWI: „Man sollte sich genügend Zeit nehmen, ChatGPT kennenzulernen, es einfach auszuprobieren und einen Lernprozess einzuleiten, der Spaß macht.“ Doch die neuen Möglichkeiten, die das KI-basierte Dialogsystem bietet, machen nicht nur Spaß. Sie schüren auch große Hoffnungen für Anwendungsmöglichkeiten in der Branche. Auch wenn es wie immer bei technologischen Entwicklungssprüngen unterschiedliche Ansichten über deren Bedeutung und Tragweite gibt, sagen zahlreiche Expertinnen und Experten aus dem Marktumfeld der Lösungsanbieter ChatGPT eine große Zukunft voraus und beschreiben unterschiedlichste Einsatzfelder. Björn Jüngerkes berichtet über die Perspektiven eines Einsatzes in der Vermarktung: „Die Kolleginnen und Kollegen in unserem Marketingteam sehen ChatGPT durchaus als Bereicherung. Die KI kann innerhalb von Sekunden einen Überblick über jedes Thema geben. Allerdings empfindet unser Team die KI als zu oberflächlich, denn es werden keine neuen Erkenntnisse präsentiert, keine neuen Ideen entwickelt. Außerdem müssen alle Texte ganz genau auf Logik und Richtigkeit hin geprüft werden. Empathische Texte für unsere Zielgruppe zu schreiben, davon ist die KI weit entfernt. Was ich mir aber durchaus vorstellen kann, ist, dass WOWIPORT Standardprozesse automatisiert an die KI übergibt. Ich denke da an Anfragen wie: ‚Das Licht im Flur ist defekt …‘ Das könnte direkt von einer KI aufgenommen, verarbeitet und eine Reparatur in Auftrag gegeben werden.“ WIE KI HEUTE SCHON EINGESETZT WERDEN KANN Für Juri Ostaschov, Chief Data Scientist (CDS) und Partner der PREA Group, ist der Vermarktungssektor ebenfalls ein lohnendes Einsatzgebiet für ChatGPT: „Auf der Basis der wesentlichen Grundfakten zu den zu vermietenden oder zu verkaufenden Wohnungen und Gebäuden lassen sich damit optimierte Vermarktungstexte erstellen, die mit dem ‚Wissen‘ aus unzähligen bestehenden Beschreibungstexten unterfüttert sind. Hierzu sollte man beachten, dass es oftmals sehr darauf ankommt, die richtigen Fragen an ChatGPT zu stellen: Reicht es, nach dem ‚besten‘ Text, der ‚besten‘ Headline etc. zu fragen oder sollte die Frage noch geschärft werden? Verändern sich die Ergebnisse, wenn nach den ‚am häufigsten verwendeten‘ Formulierungen gefragt wird? Von der lernenden Maschine lernen ist hierfür ein guter Rat.“ Aus der Fülle der Anwendungsmöglichkeiten von KI und Machine Learning beim Immobilienmanagement greift Rudolf Pistora, Country Manager DACH bei PlanRadar, ein praktisches Beispiel heraus: „Wenn ein Mieter oder eine Mieterin in einer Wohnung einen Schaden bemerkt, kann er oder sie mithilfe eines virtuellen Assistenten dem Facility Management Informationen über den Mangel übermitteln. Eine KI bereitet dann automatisch die übermittelten Informationen auf, damit die Mitarbeitenden sie sofort weiterverarbeiten können. In der Praxis bedeutet dies, dass beispielsweise beim Ausfüllen 15 · Digital Guide · Real Estate 2023
von Formularen auf der Plattform den Nutzerinnen und Nutzern automatisch Vorschläge gemacht oder Felder ausgefüllt werden, basierend auf vorherigen Eingaben. Das spart Zeit und reduziert gleichzeitig die Fehlerquote bei der Erfassung.“ Dr. André Rasquin, Chief Technology Officer bei Aareon, erkennt eine klare Rolle für ChatGPT bei der Wartung bzw. Instandhaltung: „KI wird die Arbeit von Immobilienunternehmen in den kommenden Jahren weiter deutlich erleichtern und damit auch eine Antwort auf den Fachkräftemangel sein. In der Gebäudebewirtschaftung beispielsweise kann AI eingesetzt werden, um die Ausfallwahrscheinlichkeit technischer Geräte vorherzusagen. Eine Aufzugsreparatur kann auf diese Weise frühzeitig angestoßen werden, sodass die Ausfallzeit minimiert wird.“ Kein anderes Thema wird die Immobilienbranche in den nächsten Jahren so grundlegend dominieren wie die Verschärfung der Umwelt- und Klimaschutzregulierungen. Unzählige Messungen sind beispielsweise nötig, um die Datengrundlage für die Einhaltung der Richtlinien zu liefern. Sensoren, Berechnungen, Prognosen und Reporting sind aber ein Paradeanwendungsfall für KI, und die Erstellung entsprechender Berichte kann durch ChatGPT stark vereinfacht werden, etwa durch Sammeln und Aufbereiten von Informationen und Formulierungen von Standardpassagen und Tabellen. KI: DIE ANTWORT AUF DEN FACHKRÄFTEMANGEL? Dies bestätigt Justus Wiedemann, Gründer und CEO der QUANTREFY GmbH, eines Unternehmens, das eine ESG-Implementierungsplattform anbietet: „KI wird für das Thema Nachhaltigkeit auf zwei wichtigen Ebenen von großer Bedeutung sein: bei der Herstellung von Transparenz als Grundlage für professionelles Reporting, aber auch bei der Umsetzung von Nachhaltigkeitsstrategien. Sie unterstützt beim Sammeln und Auswerten von Daten zu Leistungs- und Effizienzparametern sowie bei der Modellierung und Prognostizierung von Energieverbrauchswerten. Hinzu kommt, dass KI unter Einbindung der Gewerke dabei hilft, entsprechende Nachhaltigkeitsmaßnahmen zu optimieren, etwa das Tunen und Steuern von Verbräuchen oder die energieeffiziente AnfangsUpdate: Was ChatGPT 4 kann OpenAI hat mit ChatGPT 4 das neueste Update des KI-Bots veröffentlicht. Dieser kann nun wesentlich längere Texte mit bis zu 25.000 Wörtern verarbeiten. Dadurch können komplexere Themen und Fragen zuverlässiger und besser beantwortet werden. Außerdem kann die KI neben Texten in der neuesten Version auch Bilder interpretieren. Sie ist also multimodal: So ist es nun beispielsweise möglich, Scans mit Diagrammen einzuspeisen, die dann von ChatGPT textuell interpretiert oder zusammengefasst werden. einstellung und Kalibrierung der technischen Systeme bei Neubauten.“ Ähnlich argumentiert Dr. Ronny Haase, Mitglied der Geschäftsleitung beim Immobiliendienstleister Wüest Partner: „KI im Allgemeinen und ChatGPT im Besonderen eignen sich dazu, Vorgänge zu automatisieren und zu standardisieren, insbesondere im Bereich Energieversorgung, Materialauswahl, Gebäudetests für die Zertifizierung von Green Buildings, Gebäudeoptimierung für ESG-Ratings etc. Der enorme Arbeitsaufwand, der an vielen Stellen erforderlich ist, kann von ChatGPT zumindest gravierend reduziert werden. Dessen Hauptstärke ist es ja, riesige Textvolumina zu erfassen, zu strukturieren, zusammenzufassen und die Kernaussagen entweder als Reports zu präsentieren oder sie direkt in Dokumente wie Zertifizierungsanträge oder Mieterinformationen einfließen zu lassen.“ Heike Gündling, CEO der 21st Real Estate GmbH, nennt als Beispiel für den Einsatz von KI die Nutzung von Machine Learning bei der Verifizierung von Preisniveaus. „Die Ermittlung von Vergleichspreisen und -mieten beruht oft auf ziemlich unpräzisen Daten, und die Höhe der Mieten und Kaufpreise ist in ihrer Entwicklung sehr von unterschiedlichen mit der Lage verbundenen Details abhängig. Mit Machine Learning lassen sich unter Verwendung entsprechender Daten (auch zu soziodemografischen und anderen Standortfaktoren und deren komplexen Wechselwirkungen) recht präzise Modelle über die Zukunftsentwicklungen erzeugen. Dies erlaubt eine große Verbesserung der Zuverlässigkeit bei der Preisprognostik.“ BEIM THEMA DATENSCHUTZ WIRD ES HEIKEL Derzeit ist ChatGPT noch im Teststadium und daher sind manche Sicherheitsthemen noch nicht virulent, wie Dr. Dominique Hoffmann, Partner und Leiter Digital Advisory bei Grant Thornton, anmerkt: „Zum aktuellen Zeitpunkt werden in ChatGPT noch keine kritischen Unternehmensdaten verwendet. Daher ist diese KI momentan noch in Bezug auf vertrauliche Daten unbedenklich. Doch das wird sich sicher ändern, etwa wenn ChatGPT in gängige MicrosoftAnwendungen integriert ist. Dann ergeben sich nicht nur rechtliche Fragestellungen zum Datenschutz. Es müssen auch sorgfältig bedachte Antworten auf die Frage gegeben werden: Was soll weiter mit den gesammelten Daten und mit dem angelernten Wissen passieren und welche Auswirkungen hat dies auf das Thema Datensicherheit?“ Je flächendeckender die neue Technologie eingesetzt wird, desto mehr rücken die Gefahren, die damit verbunden sind, in den Vordergrund. Dazu erklärt Viktor Weber, Mitgründer von Acquirepad, der digitalen Infrastruktur für gewerbliche Immobilieninvestoren, sowie Experte und Berater für digitale Transformation: „Risiken der Technologie sehe ich im Datenschutz, wenn wir etwa geistiges Eigentum oder andere vertrauliche Infos durch die Unterseekabel um den Globus schicken, was Tür und Tor für Leaks und Industriespionage öffnet. Es gilt daher die AGB und Datenschutzvereinbarung genau zu kennen HEIKE GÜNDLING CEO 21st Real Estate GmbH: „Mit Machine Learning lassen sich präzise Modelle über die Zukunftsentwicklungen etwa von Miet- und Kaufpreisen erzeugen.“ 16 · Digital Guide · Real Estate 2023 ERP/CRM Künstliche Intelligenz
„BEISPIEL MIETER-APP: GELEGENHEITSNUTZERN FÄLLT ES HÄUFIG SCHWER, SICH IN NEUEN ANWENDUNGEN AUF ANHIEB ZURECHTZUFINDEN. HIER IST ES SINNVOLL, KI ALS EINE ART KONVERSATIONSGESTÜTZTEN PFÖRTNER ZWISCHENZUSCHALTEN.“ Daniel Dierich, COO easysquare bei PROMOS consult Marko Broschinski, Managing Director der easol GmbH, legt eine umfangreiche Liste von wichtigen KI-Einsatzmöglichkeiten im Immobilienmarkt vor: 1 Sektor Marktresearch: KI-Suche zu branchenrelevanten Bauprojekten, Anwendung verschiedener AVM-Algorithmen („Automated Valuation Model“), KI-gestützte Immobilienbewertung 2 Sektor Fondsmanagement: Optimierung von Anlagestrategien durch Erkennen von Anlagemustern durch KI-Algorithmen, Berücksichtigung relevanter Marktszenarien, Ableitung von Investitionsempfehlungen 3 Sektor An-/Verkauf: Verkürzung und Digitalisierung von Due-Diligence-Prozessen durch z.B. Auslesen von Rent-roll-Daten und Vergleich mit ausgelesenen Daten aus Mietverträgen, Exposéerstellung 4 Sektor Immobilienentwicklung: Digitalisierung des Entwicklungsprozesses durch Überwachung von Migration und Megatrends, lokaler Infrastruktur und Bauvorschriften, Analyse öffentlicher Ausschreibungen, Ermittlung optimaler Grundstücke und Flächengrößen sowie Grundrisse 5 Sektor Vermietung: Matching von Mieter und Objekt/Vermieter, Überprüfung der Bonität etc., Bestimmung der Zahlungsbereitschaft des Mieters durch KI-Algorithmen, Übersetzen von Rent-roll-Daten in Cashflows 6 Sektor Mieterkommunikation: Einsatz von Chatbots, z.B. zum Mängelmanagement, Erstellen von Mieterinformationen 7 Sektor Smarthome und Predictive Maintenance: Einsatz von Sensorik und IOT zur Gebäudeoptimierung, Ermittlung des Sanierungsbedarfs, Überwachung des Energieverbrauchs, Überwachung von Nutzungsfrequenzen etc. 8 Sektor Real Estate Software: Chatbots für Ticketbearbeitung, Bugfixing, Schnittstellenprogrammierung, Schulungsvideos und -unterlagenerstellung und sich wohl zu überlegen, welche Art von Informationen man mit einer solchen KI-Lösung teilt. Darüber hinaus gibt es auch Risiken durch Falschinformationen, Bias des Outputs oder eine Homogenisierung von Texten, Bildern und Code, sodass am Ende die kreative Vielfalt negativ beeinflusst wird.“ Es ist jedoch davon auszugehen, dass das größte Gefahrenpotenzial dann besteht, wenn Künstliche Intelligenz auf natürliche Dummheit trifft. Aber dies zu vermeiden, liegt glücklicherweise in den Händen der natürlichen Intelligenz. 17 · Digital Guide · Real Estate 2023
reichen Berührungspunkte aller Beteiligten mit großem zeitlichem, organisatorischem und personellem Aufwand verbunden. GANZHEITLICHES SERVICE- ANGEBOT REDUZIERT KOSTEN Bildet ein Unternehmen hingegen dieses Beziehungsgefüge ganzheitlich digital ab, kann es jeden Punkt des Mieterlebenszyklus effizient zu einem durchgängigen digitalen Service für seine Kundschaft gestalten. Im konkreten Fall einer Schadensmeldung werden beispielsweise die Dienstleister über den Auftragseingang benachrichtigt, sobald dieser vom Mietenden via CRM-App oder dem Außendienstmitarbeitenden via mobile Lösung angestoßen wird. Solch ein ganzheitliches Serviceangebot reduziert den personellen Aufwand beim Unternehmen, schafft mehr Transparenz und unterstützt die langfristige Mieterbindung.“ Die Frage ist nun aber: Wie lässt sich der Nutzen so quantifizieren, dass sich potenzielle Anwender ein realistisches Bild von den zu erwartenden Vorteilen machen und später Kosten und Nutzen auf solider Datenbasis beurteilen können? Um diese Frage zu beantworten, kann man auf das gesammelte Kundenfeedback der Softwareanbieter zurückgreifen – die einzige direkte Quelle konkreter Informationen aus den Anwenderunternehmen. Einige Anbieter digitalisierter Lösungen haben ihr Kundenfeedback systematisiert. Dazu gehört die KIWI.KI GmbH, Spezialist für schlüssellose Zugangssysteme. Aufgrund der Kundenerfahrungen urteilt Karsten Nölling, Vorsitzender der Geschäftsführung von KIWI: „Digitalisierungsschritte lohnen sich auf vielen Ebenen unmittelbar in Form von finanziellen Vorteilen, Zeitersparnis oder Prozessvereinfachung.“ KIWI verfügt auf der Basis seines Kundenfeedbacks über einen wohl relativ zuverlässigen Kostenvergleich hinsichtlich des traditionellen und digitalen Schlüsselmanagements. Aus den vorliegenden Daten lassen sich für ein typisches Mehrfamilienhaus mit zehn Wohneinheiten durchSeit gefühlt 20 Jahren ist Deutsch- land scheinbar im Digitalisierungsfieber. Ex-Kanzler Schröder und Ex-Kanzlerin Merkel starteten Offensiven, Initiativen und Runde Tische, um unser Land auf die Digitalisierungsschienen aufzugleisen. Doch der Zug rollt im Vergleich zum internationalen Wettbewerb noch recht langsam. Und das, obwohl die versprochenen Vorteile digitaler Systeme doch inzwischen offensichtlich sein sollten. Oder etwa nicht? Oftmals bleiben die Erfolge der Einführung digitaler Prozesse besonders auch in den Unternehmen der Immobilien- und Wohnungsbranche eher im Ungefähren, Gefühlten stecken. Wie viele Arbeitsstunden oder Prozesskosten eingespart werden, ist nicht immer eindeutig messbar. Kundenfeedback wird selten systematisiert, und auch die Endkunden (Mieter, Nutzer aller Art) haben anderes zu tun, als Reaktionsgeschwindigkeiten zu messen und Prozesszeiträume zu protokollieren. Vielleicht ist der Mangel an konkreten Daten mit dafür verantwortlich, dass die Branche zu den Nachzüglern der Digitalisierung gehört. Björn Jüngerkes, CEO der Dr. Klein Wowi Digital AG, beurteilt die Situation entsprechend differenziert: „Grundsätzlich ist es richtig, dass die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft eher zu den DigitalisierungsnachProzesse zu digitalisieren LOHNT SICH in vielerlei Hinsicht. Nicht nur im Hinblick auf die Kundenbeziehungen, sondern auch für die internen Abläufe. Dennoch ist es nicht ratsam, planlos in Software zu investieren. Was dabei zu beachten ist. züglern gehört. Doch hier gibt es große Unterschiede, und gerade die jüngere Unternehmergeneration ist daran interessiert, die aus dem persönlichen Alltag bekannten Vorteile digitaler Systeme auch im Unternehmen zu etablieren. Zahlreiche Unternehmen der Branche sind jedoch noch zögerlich und viele haben noch keine Methoden implementiert, um die Vorteile der Nutzung digitaler Technologien konkret zu messen.“ EFFIZIENZSTEIGERUNGEN An positivem und ermunterndem Feedback seitens der Kunden von Anbietern digitaler Lösungen fehlt es durchaus nicht. So erklärt etwa Susanne Vieker, Geschäftsleiterin und Prokuristin der Haufe-Lexware Real Estate AG: „Unsere Kundinnen und Kunden aus Immobilienverwaltungen berichten über signifikante ökonomische Vorteile, die sie durch den Einsatz digitaler Tools und Prozesse erzielen konnten – unter anderem durch gesunkene Kosten, mehr Zeit bei den Mitarbeitenden und eine Reduktion des Papierverbrauchs.“ Dass die Digitalisierung von Prozessen Effizienzsteigerungen erlaubt, die unmittelbar einleuchten, macht Raphael Küppersbusch, Head of Products von Aareon Deutschland, am Beispiel des Kundenbeziehungsmanagements deutlich: „Originär sind viele der zahlDIGITALISIEREN MIT PLAN 50 Wenn es mit gewissen Investitionen gelingt, die Effizienz eines Ablaufs um 50% zu steigern, der weniger als ein paar Prozent der Gesamtkosten verursacht, ist letztlich nicht viel gewonnen. 1 NUTZEN 1 Finanzielle Vorteile, Zeitersparnis, Prozessvereinfachung und vieles mehr 18 · Digital Guide · Real Estate 2023 ERP/CRM Wirtschaftlichkeit & Digitalisierung
TEXT Dr. Hans-Dieter Radecke 1 19 · Digital Guide · Real Estate 2023
schnittliche Werte für Anzahl und Kosten von Mitarbeiter- und Monteurstunden, die Frequenz des Wechsels von Mietern und Dienstleistern, die Häufigkeit von Schlüsselverlusten sowie die Fahrzeit von Dienstleistern ohne eigenen Schlüssel gewinnen. Für ein traditionelles Schlüsselsystem kommt diese Rechnung auf Kosten in Höhe von 1.100 Euro pro Jahr, die sich aus Fahrtkosten für Schlüsselübergaben (500 Euro), Hardware- (250 Euro) und Prozesskosten (350 Euro) zusammensetzen. Dem gegenüber stehen Kosten in Höhe von 200 Euro beim digitalen Schlüsselmanagement (100 Euro KIWINutzungsgebühr und 100 Euro Prozesskosten). Nölling fasst es so zusammen: „Das Einsparpotenzial bei der Einführung digitaler Schlüsselsysteme liegt bei rund 1.000 Euro pro Jahr für jedes Mehrfamilienhaus, sodass sich ein solches Projekt bei der Integration von zwei Türen innerhalb eines Jahres amortisiert.“ THEMA AMORTISIERUNG Da das Thema digitaler Schlüssel ein gut eingrenzbares Feld darstellt, ist es relativ einfach, allgemein gültige Effizienzgewinne zu ermitteln. Schwieriger wird es, wenn Lösungen in komplexe Gesamtarchitekturen eingebettet sind und sich der erzielte Nutzen nicht immer isolieren lässt. Doch in vielen Fällen können die Feedbacks durchaus aufschlussreich sein. Für einzelne digitalisierte Prozessschritte lassen sich Aussagen zum Kundennutzen machen, die in gewissen Grenzen verallgemeinerbar oder bezüglich des Anwenderbedarfs skalierbar sind. Als Beispiel kann die Lösung DocuWare des Anbieters Crem Solutions dienen, die zur Digitalisierung und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten dient. In einer am Kundenfeedback orientierten Beispielrechnung zeigt sich das zeitliche Optimierungspotenzial der digitalen Technologie. Als Berechnungsgrundlage dient ein durchschnittliches jährliches Volumen von 4.000 Rechnungseingängen. Die Bearbeitungszeit pro Rechnung für den Erfassungs- und Freigabeprozess bis hin zur Bezahlung (ohne digitale Unterstützung) wird auf zehn Minuten geschätzt. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr ergibt sich ein Bearbeitungsbedarf von 18 Rechnungen pro Tag, was ohne Softwarehilfe einen Zeitaufwand von 180 Minuten erfordert. Die Nutzung der Lösung DocuWare verkürzt erfahrungsgemäß diesen Zeitraum im Schnitt um 72 auf 108 Minuten, also um 40 Prozent. Im Jahr lassen sich somit 264 Arbeitsstunden einsparen. Zur Thematik der Amortisierung äußert sich Tim Ladehof, Prokurist beim DocuWare-Kunden Wentzel Dr. GmbH in Hamburg: „Investitionen in Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung amortisieren sich bei uns üblicherweise in weniger als zwölf Monaten, eine Vorgabe, die wir auch bei diesem Projekt eingehalten haben.“ Quantifizierbarer Nutzen lässt sich aber nicht nur über Kundenfeedback dokumentieren. Auch wissenschaftliche Methoden können bestätigen, dass Digitalisierung hilft. Ein Beispiel hierfür ist eine Analyse der Verwalter-App easysquare von PROMOS consult. SCHWERPUNKT ZEITAUFWAND Die Software digitalisiert zahlreiche Prozesse der Administration und Kommunikation, sodass sich der Aufwand für Kundenservice reduziert und Papier-, Druck- und Portokosten wegfallen. Im Rahmen einer Masterarbeit an der Fachhochschule Brandenburg wurden ein traditionelles, stark papiergestütztes Standardverfahren und eine mobile Vorgehensweise mit Unterstützung durch die easysquare-App miteinander 1 NUTZEN 2 Quantifizierbar wird der Kundennutzen am ehesten anhand einzelner digitaler Prozessschritte 20 · Digital Guide · Real Estate 2023 ERP/CRM Wirtschaftlichkeit & Digitalisierung
ist die beste Spezialsoftware auch innerhalb des Gesamt-IT-Systems die aus Technologie- und Kostenperspektive sinnvollste Wahl. DIE GESAMTARCHITEKTUR IM BLICK BEHALTEN Auf jeden Fall sollten die Unternehmen den Nutzen für die Kunden quantifizierbar machen, also Maßnahmen zur Messbarkeit der Vorteile implementieren. In einer Zeit, in der es wieder schwerer werden wird, Mieter zu gewinnen, sind handfeste Argumente (also Zahlen, Daten, Fakten) gefragt. Und in einer Zeit, in der das Geflecht von Regulierungen ständig wächst, müssen neue Anforderungen (Stichwort: ESG) von der gewählten Lösung abgedeckt werden. In diesem Zusammenhang ist die Bewertung eines Anwenders der ERP-Lösung Haufe PowerHaus besonders aufschlussreich. Die DOMUS Hausverwaltung GmbH in Leipzig nutzt für die Kundenkommunikation neuerdings eine Outlook-Anbindung innerhalb des PowerHaus-Funktionsspektrums. Das Modul ordnet eingehende E-Mails automatisch der passenden Person aus dem Kundenstamm zu und enthält eine digitale Archivierungsfunktion. „Rund 20 Prozent an Druckkosten konnten wir durch die digitale Archivfunktion einsparen“, so Geschäftsführer Rainer Hummelsheim. Sein vielsagendes Fazit: „Alle durch Prozessoptimierungen frei gewordenen Kapazitäten wurden und werden seit Jahren durch neue Pflichtaufgaben des Gesetzgebers kompensiert.“ verglichen. Ein Schwerpunkt der Analyse lag dabei auf dem mit beiden Verfahren verbundenen Zeitaufwand. Während für die erforderlichen Tätigkeiten im Papierprozess durchschnittlich rund 60 Minuten benötigt wurden, konnten unterschiedliche Anliegen mobil in durchschnittlich 26 Minuten erledigt werden. Diese Beispiele lassen sich aus dem Fundus der Softwareanbieter beliebig vermehren: Senkung der Papier- und Prozesskosten um 20 Prozent hier, Reduzierung der Energiekosten um 25 Prozent dort, Zeitersparnis von 40 Prozent anderswo. Dies sind sehr wohl meist seriöse und realistische Erhebungen. Allerdings ist vor ihrer Überbewertung zu warnen. Sie geben mit Sicherheit einen wichtigen Fingerzeig hinsichtlich der Frage, ob sich Digitalisierung lohnt. In der überwältigenden Mehrzahl der Fälle scheint sie dies zu tun. In welchem Umfang, das hängt stets vom Einzelfall der Anwender ab. Dazu müssen auch Methoden zur Messbarkeit der Vorteile etabliert werden. Experten weisen vor allem darauf hin, dass viele der durchaus effizienzsteigernd wirkenden Lösungen oft nur ein kleines Rädchen im großen Prozessgetriebe eines Unternehmens abdecken. Wenn es mit Investitionen gelingt, die Effizienz eines Ablaufs um 50 Prozent zu steigern, der weniger als ein paar Prozent der Gesamtkosten verursacht, ist letztlich nicht viel gewonnen. Bei der Planung von Digitalisierungsprojekten empfehlen Fachleute daher, die IT-Gesamtarchitektur im Blick zu behalten und eine eingehende Untersuchung anzustellen, die eine Nutzenanalyse sowie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung der betreffenden Lösung sowohl für eine Teilfunktionalität als auch der Gesamtinfrastruktur beinhaltet. Eine Leistungskostenrechnung sollte sich dabei nicht auf kurzfristige Effekte beschränken, sondern einen längeren Einsatzzeitraum der Lösung umfassen. Lizenzgebühren, Wartungskosten etc. sind momentan zwar Kleinvieh, das auf Dauer aber auch viel Mist macht. Nicht immer sollte man sich von höheren Anfangskosten einer Lösung sofort abschrecken lassen, denn in manchen Fällen summieren sich die Folgekosten so mancher zunächst kostengünstigeren Software auf Beträge, die nach zehn Jahren über den Kosten der Konkurrenzlösung mit höheren Anfangskosten liegen. Und nicht immer „NICHT ERHÖHTE SICHERHEIT UND BEQUEMLICHKEIT SIND DIE HAUPTGRÜNDE DER KUNDEN FÜR DIE ANSCHAFFUNG DIGITALER ZUGANGSTECHNOLOGIE , SONDERN KOSTENEINSPARUNG UND PROZESSVERBESSERUNG.“ Karsten Nölling, Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI GmbH 1 21 · Digital Guide · Real Estate 2023
DER WANDEL im deutschen Immobilienmarkt und der steigende Zinsdruck haben neue Wettbewerber aus der Schweiz und den USA auf den Plan gerufen. Die Hybridmakler wollen mit internationalem Flair und vor allem mit mindestens 50 Prozent weniger Provision punkten. Hybridmakler wie McMakler, Homeday und andere buhlen schon länger um die Gunst der Verkäufer und Kaufnteressenten. Einige sind schon wieder vom Markt verschwunden, andere haben enorme Millionenbeträge in das Marketing investiert, um den Breakeven hin zu „schwarzen Zahlen“ überhaupt erstmal zu generieren. Das größte deutsche Start-up McMakler musste unlängst etwa 20 Prozent seiner Belegschaft auf nun noch etwa 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reduzieren. In dieser Situation wollen Anbieter wie Neho aus der Schweiz oder die US-Franchisekette Keller Williams (KW) im Jahr 2023 am deutschen Markt Anteile erobern. Kann das gelingen? Der strukturelle Druck auf dem Maklermarkt erhöht sich hierzulande zunehmend. Hohe Bauzinsen, steigende Inflation, zögerliche Banken bei der Finanzierung und ausgebremste Wohnungsneubaumärkte werden in der nächsten Zeit aus Sicht vieler Branchenkenner zur Bereinigung am Markt führen. Experten vermuten, dass etwa 20 bis 30 Prozent der Immobilienvermittler mittelfristig aufgeben müssen. In dieser angespannten Lage streben zwei Franchisemakler mit ihren Geschäftsmodellen und deutlichem Expansionswillen auf den deutschen Markt: Neho, ein Schweizer Hybridmakler, der sich nach einigen Jahren praktischer Erfahrungen in der Alpenrepublik stark genug für den Wettbewerb auf deutschem Terrain fühlt, sowie der US-Franchisemakler Keller Williams. MARKTREGELN NEU DEFINIEREN Die „normale“ Immobilie im Massengeschäft in den Großstädten sei ein ideales Objekt zur Vermarktung durch Hybridmakler, so Axel Kloth, ein „klassischer“ Makler, der zugleich als Berater von McMakler das Prinzip der Kombination aus schnelDIE HYBRIDEN LEBEN VON EINER HOHEN SCHLAGZAHL AN VERKÄUFEN 1 EXPERIENCE STORE McMakler will mit coolem Ambiente und flexiblen Konditionen punkten. 1 22 · Digital Guide · Real Estate 2023
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