leicht, hohe Investitionen in die Digitalisierung zu tätigen. Nichtsdestotrotz sind diese Investitionen vonnöten, um zum einen die internen Prozesse effizient gestalten zu können und zum anderen den Mitarbeitenden eine moderne zeitgemäße Arbeitsweise zu ermöglichen. Darüber hinaus ist dies eine Voraussetzung, um langfristig mit großen nationalen und internationalen institutionellen Eigentümern oder Asset Managern zusammenzuarbeiten. Denn die Erwartungshaltung an Dienstleister hat sich geändert. Ohne einen digitalen Ansatz, der Innovation erlaubt und fördert, wird man bei der Auftragsvergabe nicht mehr berücksichtigt. Digitale Technologie und digitale Angebote sind nicht zuletzt wegen der Auftraggeber unabdingbar, denn diese erwarten entsprechende Dienstleistungen. KOSTEN-NUTZEN-RECHNUNG BEACHTEN Für Auftraggeber waren noch vor einigen Jahren Parameter wie Unternehmensgröße, Mitarbeiterfluktuation oder die Anzahl der Standorte entscheidend. Heute müssen Property Manager zusätzlich bei Ausschreibungen für oder Bewerbungen um Mandate detailliert beschreiben, welche Prozesse digital geleistet werden können. Erwartet werden zudem möglichst kurze Bearbeitungszeiten, hohe Datenqualität sowie vereinheitlichte Geschäftsprozesse über alle Niederlassungen des beauftragten Unternehmens hinweg. Als Property Manager ist es deshalb unumgänglich, effektiv zu digitalisieren. Denn die KostenNutzen-Rechnung darf keinesfalls aus den Augen verloren werden. Das ist anspruchsvoll und benötigt geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die angemessen entlohnt werden. Wer hier spart, wird mittelfristig doppelt bezahlen. Das gilt für die Personalkosten selbst, aber auch für den Digitalisierungsprozess des Unternehmens. Somit geht es auch bei der Auftragsvergabe immer um einen hohen innovativen Qualitätsanspruch. Und dieser lässt keine Dumpingpreise zu. Denn ohne eine angemessene Honorierung kann Leistung niemals zufriedenstellend erbracht werden. eingesetzte Tool Icontrol, eine Ergänzung zur Software Realax. Darüber hinaus wird auf mehr als zehn weiteren auftraggeberseitig zur Verfügung gestellten Plattformen gearbeitet. Diese reichen von SAP über Yardi bis hin zu IX House, für die dem Property Manager Nutzungsrechte eingeräumt werden. Der Vorteil bei dieser Konstellation für den Auftraggeber besteht darin, dass die Datenhoheit bei ihm liegt. BEI EINEM VERWALTERWECHSEL KOMMT ES OFT ZU EINEM DATENVERLUST Plattformbezogene Datensysteme bieten im Vergleich zu originärer Software erhebliche Vorteile. Hauptsächlich liegen diese darin begründet, dass es keine Schnittstellenproblematik gibt, da Facility, Property und Asset Manager auf dem gleichen System arbeiten und auf demselben Datenstand stehen. Auch gibt es bei einem Eigentümerwechsel keine Datenverluste. Bei Insellösungen ist das nicht der Fall. Hier müssen Schnittstellen programmiert werden, um die Immobilien mit allen Beteiligten gemeinsam managen zu können. Auch kommt es dadurch erfahrungsgemäß bei Verwalterwechseln immer wieder zu einem hohen Datenverlust, was das Onboarding erschwert und verteuert. Außerdem sind in allen Systemen die Daten in unterschiedlichem Detaillierungsgrad angelegt. Das verhindert somit, dass sie vergleichbar sind. Benchmarks können dann nicht durchgeführt werden. Ideal wäre daher für alle Beteiligten ein objektbezogenes digitalisiertes System, auf dem unabhängig vom Eigentümer gearbeitet wird. So wären alle Daten zentral gespeichert und allen Beteiligten zugänglich. Hierin liegt ein enormes Einsparungspotenzial. Denn es müssten keine eigenen Systeme erworben und gepflegt werden, und Informationsverluste bei Verkäufen würden vermieden. Prüfberichte und Wartungsprotokolle gingen zudem nicht verloren und Verbrauchsdaten könnten über viele Jahre nachvollzogen werden. Bei einem Verwalterwechsel bekäme die neu beauftragte Firma durch den Eigentümer die Zugriffsrechte. Damit wäre sie in der Lage, direkt auf alle vorhandenen Daten zuzugreifen: eine Win-winSituation für alle, die Zeit und Ressourcen einspart. PFLEGEAUFWAND GERING HALTEN Doch unabhängig ob Plattform oder originäre Software – generell gilt: Die Bedienung und die Darstellung der Prozesse müssen in erster Linie nutzerfreundlich und verständlich sein. Der Pflegeaufwand der Prozesse sollte gering gehalten werden, um einen hohen Aufwand bei aller Art von Nacharbeitung zu vermeiden. Es muss immer das Preis-LeistungsVerhältnis im Blick behalten werden, um keine unnötigen Kosten zu verursachen. Zudem ist ein vollständiges und redundanzfreies Schulungskonzept notwendig, das erstellt und immer wieder aktualisiert werden muss. Natürlich ist es als Manager von Fremdbeständen mit befristeten Verträgen nicht PLATTFORMBEZOGENE DATENSYSTEME BIETEN ERHEBLICHE VORTEILE . ES GIBT KEINE SCHNITTSTELLENPROBLEMATIK, DA FACILITY, PROPERTY UND ASSET MANAGER AUF DEM GLEICHEN SYSTEM ARBEITEN. 55 · Digital Guide · Real Estate 2023 Immobilienverwaltung /Facility Management Property Management
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