teilweise auch Nutzer problemlos digital miteinander interagieren können, wird heute vorausgesetzt. Kann man das als Property Manager nicht gewährleisten, hat man kaum eine Chance bei der Auftragsvergabe. Kurz gesagt: Wurden früher Excel-Tabellen hin- und hergeschickt, wird heute ein automatischer Datentransfer via Schnittstellen erwartet. Bereits vor Jahren wurde deshalb in IT-Ausstattung und digitale Lösungen investiert. Das Unternehmen hat in diesem Jahr sein 25-jähriges Firmenjubiläum gefeiert. Daher weiß es aus eigenem Erleben, dass nichts so beständig ist wie der Wandel. Im Jahr 1997 als kleiner, auf Berlin beschränkter Dienstleister angetreten, gehörten zum Portfolio bloß 15 Immobilien in Berlin und Brandenburg. Diese stammten hauptsächlich aus dem Bereich der gemischt genutzten Unternehmensimmobilien und umgewandelten Industrieobjekte. Es gab lediglich zwei Auftraggeber und ganze vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Kommunikation erfolgte quer über den Schreibtisch. Und über Sachstände oder bei Fragen wurden die Kunden zumeist per Post, per Telefon oder per Fax kontaktiert. VIELFÄLTIGE ANGEBOTE AM MARKT Heute hat die Firma bundesweit acht Niederlassungen und zusammen rund 200 Mitarbeitende und Property-Management-Mandate für mehr als 500 Objekte an rund 400 verschiedenen Standorten. Diese vereinen rund 5,5 Millionen Quadratmeter Mietfläche und beinhalten zirka 3.100 Mietverträge. LEISTUNGSPAKET Die eingesetzte Software sollte idealerweise Folgendes leisten: • Webbasierte Anwendung • Modulare Cloudsoftware • Mobile Anwendungen durch Apps • Zugriff und interaktives Arbeiten mit dem System für Dienstleister, Planer, Handwerker, Property Manager, Eigentümer/Asset Manager • Abbildung der gesamten Kommunikation im System • Individuelle Gestaltung von Reports • Verknüpfung einzelner Module untereinander • Schnittstellen zu ERP-Tools und anderen Systemen Property Manager, Auftraggeber und Nutzer sollten digital miteinander interagieren können. So lautet heute das MASS DER DINGE. Wo früher ExcelTabellen hin- und hergeschickt wurden, wird heute ein automatischer Datentransfer via Schnittstellen erwartet. Wer heute am Markt als Property Manager bestehen will, muss sich zwar noch immer mit Excel, Telefon und Co. auskennen, aber Unternehmen, die das als ihre Kernkompetenz ansehen, werden bald verschwunden sein. Property Manager, die relevante Prozesse nicht sukzessive digitalisieren, sind auf mittlere Sicht nicht mehr wettbewerbsfähig und werden verdrängt. VOR ALLEM DIE SCHNITTSTELLENPROBLEMATIK MUSS GELÖST WERDEN Tattersall Lorenz Immobilien hat sich seit Langem darauf eingestellt und inzwischen zahlreiche Prozesse digitalisiert. Es wurde für Datensicherheit gesorgt und diese mit einer Zertifizierung nach ISO 27001 für Auftraggeber dokumentiert. Grundsätzlich werden Prozesse wie Rechnungsbearbeitung, Instandsetzung und -haltung, Wartungs- und Prüfverfahren oder Forderungsmanagement digital abgebildet. Sie sind interaktiv gestaltet, mit den benötigten Unterlagen und Schnittstellen verknüpft und können von den Mitarbeitenden jederzeit eingesehen werden. Denn beim klassischen Property Management geht es neben der Betreuung der Immobilien vor Ort zu einem Großteil um das Erfassen, Verarbeiten und Managen von Daten. Um das Datenmanagement effizient zu gewährleisten, ist es wichtig, die Schnittstellenproblematik, also die Verbindung oder Anbindung der einzelnen digitalen Komponenten in einem aufeinander abgestimmten System, möglichst schon vor Beginn des eigentlichen Betreuungsprozesses gelöst zu haben. Denn dass Property Manager und Auftraggeber und FACILITY UND PROPERTY MANAGER AUF EINER WELLE TEXT Marian Ertl Immobilienverwaltung /Facility Management Property Management 53 · Digital Guide · Real Estate 2023
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