ist die beste Spezialsoftware auch innerhalb des Gesamt-IT-Systems die aus Technologie- und Kostenperspektive sinnvollste Wahl. DIE GESAMTARCHITEKTUR IM BLICK BEHALTEN Auf jeden Fall sollten die Unternehmen den Nutzen für die Kunden quantifizierbar machen, also Maßnahmen zur Messbarkeit der Vorteile implementieren. In einer Zeit, in der es wieder schwerer werden wird, Mieter zu gewinnen, sind handfeste Argumente (also Zahlen, Daten, Fakten) gefragt. Und in einer Zeit, in der das Geflecht von Regulierungen ständig wächst, müssen neue Anforderungen (Stichwort: ESG) von der gewählten Lösung abgedeckt werden. In diesem Zusammenhang ist die Bewertung eines Anwenders der ERP-Lösung Haufe PowerHaus besonders aufschlussreich. Die DOMUS Hausverwaltung GmbH in Leipzig nutzt für die Kundenkommunikation neuerdings eine Outlook-Anbindung innerhalb des PowerHaus-Funktionsspektrums. Das Modul ordnet eingehende E-Mails automatisch der passenden Person aus dem Kundenstamm zu und enthält eine digitale Archivierungsfunktion. „Rund 20 Prozent an Druckkosten konnten wir durch die digitale Archivfunktion einsparen“, so Geschäftsführer Rainer Hummelsheim. Sein vielsagendes Fazit: „Alle durch Prozessoptimierungen frei gewordenen Kapazitäten wurden und werden seit Jahren durch neue Pflichtaufgaben des Gesetzgebers kompensiert.“ verglichen. Ein Schwerpunkt der Analyse lag dabei auf dem mit beiden Verfahren verbundenen Zeitaufwand. Während für die erforderlichen Tätigkeiten im Papierprozess durchschnittlich rund 60 Minuten benötigt wurden, konnten unterschiedliche Anliegen mobil in durchschnittlich 26 Minuten erledigt werden. Diese Beispiele lassen sich aus dem Fundus der Softwareanbieter beliebig vermehren: Senkung der Papier- und Prozesskosten um 20 Prozent hier, Reduzierung der Energiekosten um 25 Prozent dort, Zeitersparnis von 40 Prozent anderswo. Dies sind sehr wohl meist seriöse und realistische Erhebungen. Allerdings ist vor ihrer Überbewertung zu warnen. Sie geben mit Sicherheit einen wichtigen Fingerzeig hinsichtlich der Frage, ob sich Digitalisierung lohnt. In der überwältigenden Mehrzahl der Fälle scheint sie dies zu tun. In welchem Umfang, das hängt stets vom Einzelfall der Anwender ab. Dazu müssen auch Methoden zur Messbarkeit der Vorteile etabliert werden. Experten weisen vor allem darauf hin, dass viele der durchaus effizienzsteigernd wirkenden Lösungen oft nur ein kleines Rädchen im großen Prozessgetriebe eines Unternehmens abdecken. Wenn es mit Investitionen gelingt, die Effizienz eines Ablaufs um 50 Prozent zu steigern, der weniger als ein paar Prozent der Gesamtkosten verursacht, ist letztlich nicht viel gewonnen. Bei der Planung von Digitalisierungsprojekten empfehlen Fachleute daher, die IT-Gesamtarchitektur im Blick zu behalten und eine eingehende Untersuchung anzustellen, die eine Nutzenanalyse sowie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung der betreffenden Lösung sowohl für eine Teilfunktionalität als auch der Gesamtinfrastruktur beinhaltet. Eine Leistungskostenrechnung sollte sich dabei nicht auf kurzfristige Effekte beschränken, sondern einen längeren Einsatzzeitraum der Lösung umfassen. Lizenzgebühren, Wartungskosten etc. sind momentan zwar Kleinvieh, das auf Dauer aber auch viel Mist macht. Nicht immer sollte man sich von höheren Anfangskosten einer Lösung sofort abschrecken lassen, denn in manchen Fällen summieren sich die Folgekosten so mancher zunächst kostengünstigeren Software auf Beträge, die nach zehn Jahren über den Kosten der Konkurrenzlösung mit höheren Anfangskosten liegen. Und nicht immer „NICHT ERHÖHTE SICHERHEIT UND BEQUEMLICHKEIT SIND DIE HAUPTGRÜNDE DER KUNDEN FÜR DIE ANSCHAFFUNG DIGITALER ZUGANGSTECHNOLOGIE , SONDERN KOSTENEINSPARUNG UND PROZESSVERBESSERUNG.“ Karsten Nölling, Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI GmbH 1 21 · Digital Guide · Real Estate 2023
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