schnittliche Werte für Anzahl und Kosten von Mitarbeiter- und Monteurstunden, die Frequenz des Wechsels von Mietern und Dienstleistern, die Häufigkeit von Schlüsselverlusten sowie die Fahrzeit von Dienstleistern ohne eigenen Schlüssel gewinnen. Für ein traditionelles Schlüsselsystem kommt diese Rechnung auf Kosten in Höhe von 1.100 Euro pro Jahr, die sich aus Fahrtkosten für Schlüsselübergaben (500 Euro), Hardware- (250 Euro) und Prozesskosten (350 Euro) zusammensetzen. Dem gegenüber stehen Kosten in Höhe von 200 Euro beim digitalen Schlüsselmanagement (100 Euro KIWINutzungsgebühr und 100 Euro Prozesskosten). Nölling fasst es so zusammen: „Das Einsparpotenzial bei der Einführung digitaler Schlüsselsysteme liegt bei rund 1.000 Euro pro Jahr für jedes Mehrfamilienhaus, sodass sich ein solches Projekt bei der Integration von zwei Türen innerhalb eines Jahres amortisiert.“ THEMA AMORTISIERUNG Da das Thema digitaler Schlüssel ein gut eingrenzbares Feld darstellt, ist es relativ einfach, allgemein gültige Effizienzgewinne zu ermitteln. Schwieriger wird es, wenn Lösungen in komplexe Gesamtarchitekturen eingebettet sind und sich der erzielte Nutzen nicht immer isolieren lässt. Doch in vielen Fällen können die Feedbacks durchaus aufschlussreich sein. Für einzelne digitalisierte Prozessschritte lassen sich Aussagen zum Kundennutzen machen, die in gewissen Grenzen verallgemeinerbar oder bezüglich des Anwenderbedarfs skalierbar sind. Als Beispiel kann die Lösung DocuWare des Anbieters Crem Solutions dienen, die zur Digitalisierung und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten dient. In einer am Kundenfeedback orientierten Beispielrechnung zeigt sich das zeitliche Optimierungspotenzial der digitalen Technologie. Als Berechnungsgrundlage dient ein durchschnittliches jährliches Volumen von 4.000 Rechnungseingängen. Die Bearbeitungszeit pro Rechnung für den Erfassungs- und Freigabeprozess bis hin zur Bezahlung (ohne digitale Unterstützung) wird auf zehn Minuten geschätzt. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr ergibt sich ein Bearbeitungsbedarf von 18 Rechnungen pro Tag, was ohne Softwarehilfe einen Zeitaufwand von 180 Minuten erfordert. Die Nutzung der Lösung DocuWare verkürzt erfahrungsgemäß diesen Zeitraum im Schnitt um 72 auf 108 Minuten, also um 40 Prozent. Im Jahr lassen sich somit 264 Arbeitsstunden einsparen. Zur Thematik der Amortisierung äußert sich Tim Ladehof, Prokurist beim DocuWare-Kunden Wentzel Dr. GmbH in Hamburg: „Investitionen in Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung amortisieren sich bei uns üblicherweise in weniger als zwölf Monaten, eine Vorgabe, die wir auch bei diesem Projekt eingehalten haben.“ Quantifizierbarer Nutzen lässt sich aber nicht nur über Kundenfeedback dokumentieren. Auch wissenschaftliche Methoden können bestätigen, dass Digitalisierung hilft. Ein Beispiel hierfür ist eine Analyse der Verwalter-App easysquare von PROMOS consult. SCHWERPUNKT ZEITAUFWAND Die Software digitalisiert zahlreiche Prozesse der Administration und Kommunikation, sodass sich der Aufwand für Kundenservice reduziert und Papier-, Druck- und Portokosten wegfallen. Im Rahmen einer Masterarbeit an der Fachhochschule Brandenburg wurden ein traditionelles, stark papiergestütztes Standardverfahren und eine mobile Vorgehensweise mit Unterstützung durch die easysquare-App miteinander 1 NUTZEN 2 Quantifizierbar wird der Kundennutzen am ehesten anhand einzelner digitaler Prozessschritte 20 · Digital Guide · Real Estate 2023 ERP/CRM Wirtschaftlichkeit & Digitalisierung
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